SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

Fungsi Sumber Daya Manusia
Sumber Daya Manusia ( SDM ) dapat merupakan suatu departemen atau divisi di dalam suatu are fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI.
Kegiatan Utama SDM
SDM melaksanakan empat kegiatan utama, yaitu :
Perekrutan dan penerimaan
SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan pekerjaan di koran, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan di fasilitas perusahaan, dan mengurus ujian bagi pegawai.

Pendidikan dan pelatihan
Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
Manajemen data
SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memprosesnya untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
Penghentian dan administrasi tunjangan
Selama seorang dipekerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti bekerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar.

Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
Sampai akhir-akhir ini, manajemen kurang memberikan perhatian pada data personil dibandingkan dengan perhatian yang diberikan pada data yang menjelaskan uang dan arus material. Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO ( Equal Employment Opportunity ), OSHA ( Occupational Safety and Health  Administration ), dan AAP ( Affirmative Action Program ), yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.
Manajemen puncak perusahaan mulai meangalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem informasi berorientasi informasi. Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dan jasa informasi, bekerjasama dengan pemakai di bagian sumber daya manusia. Pengolahan dilakukan di komputer berskala besar yang ditempatkan di SI.
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri, beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mini bahkan mainframe mereka sendiri.

Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia


























Subsistem Input
Sistem Informasi Akutansi
Data yang ditangani oleh HRIS merupakan campuran elemen-elemen dara personil dan data akuntansi.
•    Elemen data personil, relatif lebih permanen dan bersifat nonkeuangan. Elemen data personil ini diciptakan oleh SDM pada waktu penerimaan dan diperbaharui selama pegawai bekerja pada perusahaan. Data yang serupa juga disimpan untuk pegawai yang pensiun.
•    Elemen data akuntansi, terutama bersifat keuangan dan cenderung lebih dinamis dibandingkan data personil.
SIA menyediakan data akuntansi bagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil-keuangan dan nonkeuangan.
Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia
Subsistem penelitian sumber daya manusia mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya :
•    Penelitian suksesi, dilakukan untuk mengidentifikasi orang-orang dalam perusahaan yang merupakan calon bagi posisi yang akan tersedia.
•    Analisis dan evaluasi jabatan, mempelajari setiap jabatan dalam suatu area untuk menentukan lingkup dan mengidentifikasikan pengetahuan dan keahlian yang diperlukan.
•    Penelitian keluhan, membuat tindak lanjut atas keluhan yang disampaikan pegawai untuk berbagai alasan.
Subsistem Intelejen Sumber Daya Manusia
Subsistem intelejen sumber daya manusia mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan.
•    Intelejen pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
•    Intelejen pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja, yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.
•    Intelejen serikat pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja dan perusahaan.
•    Intelejen masyarakat global. Masyarakat global menyediakan informasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan dan rekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke dalam komunitas lokalnya.
•    Intelejen masyarakat keuangan. Masyarakat keuangan memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam perencanaan personil.
•    Intelejen pesaing. Beberapa perusahaan memandang pesaing sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktik personalia pesaing, dan mungkin informasi perseorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Database HRIS
Bagi database SDM berbasis komputer, tersedia beberapa alternatif dalam hal isi, lokasi, manajemen, dan pemasukan data.
ISI DATABASE
Database HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.
Data pegawai
Kebanyakan database HRIS berisi data yang berhubungan dengan pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen data.
Data non pegawai
Ketika diminta untuk menjelaskan data non-pegawai dalam database mereka, 8% responden HRSP mengidentifikasikan data yang menjelaskan organisasi di lingkungan perusahaan seperti agen tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja, dan pemerintah.
LOKASI DATABASE HRIS
Dalam perusahaan HRSP, sebagian besar database HRIS ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi data base yang lain berada di dalam SDM, pada divisi operasi lain, dan di luar pusat pelayanan.
Pemasukan data. Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber, menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah yang paling populer (86,9% perusahaan), diikuti oleh non-manajer di luar SDM (36,1%), manajer dalam SDM (30,8%), dan manajer di luar SDM (7,8%). Pemasukan data dari lingkungan relatif jarang, dilaporkan hanya oleh sekitar 24,2% perusahaan.

Subsistem Output
Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasikan kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis/evaluasi kerja. Sebagian besar usaha pengembangan tertuju pada analisis/evaluasi kerja, perencanaan dan pembuatan bagan organisasi.
Subsistem Perekrutan
Perusahaan membawa pegawai baru ke dalam organisasi melalui subsistem perekrutan. Dari segi jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem output terkecil. Namun, penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif, dan juga merupakan kegiatan pengembangan yang tinggi. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktikkan daripada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan daripada pegawai yang ada.
Subsistem Manajemen Angkatan Kerja
Dalam hal jumlah aplikasi, ini merupakan subsistem terbesar. Namun, dalam hal persentase aplikasi yang digunakan, manajemen angkatan kerja di urutan terakhir. Hanya dua pertiga dari perusahaan HRSP yang menggunakan aplikasi ini. Namun, terdapat cukup usaha pengembangan yang sedang berlangsung, pada pengendalian posisi, keahlian/kompensasi, pelatihan dan suksesi.
Subsistem Kompensasi
Aplikasi peningkatan penghargaan telah diterapkan lebih luas daripada aplikasi HRIS lain. Semua aplikasi lain juga menikmati tingkat penerapan yang tinggi. Kehadiran adalah satu-satunya area yang paling besar usaha pengembangannya.
Subsistem Tunjangan
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Defined contribution dan defined benefit memungkinkan seorang pegawai mengakumulasi dana pensiun untuk mencapai standar hidup tertentu, ditentukan dengan perhitungan aktuaria. Flexible benefit plans adalah inovasi terbaru yang memungkinkan pegawai untuk menentukan sendiri tunjangan yang diinginkan dari suatu area “menu”, yang dinamakan cafetaria style benefit plans.
Subsistem Pelaporan Lingkungan
Berbagai aplikasi ini membuat HRIS tetap berjalan, misalnya dalam hal pelaporan kebijakan dan praktik personalia perusahaan kepada pemerintah. Berbagai aplikasi (contoh : EEO (employment opportunity)) ditujukan untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.

Status Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Masa Kini
Karena HRIS relatif terlambat bergabung dalam komputer, HRIS dapat menjadi area fungsional berpotensi terbesar dalam menerapkan komputer untuk pemecahan masalah. HRIS ditujukan bagi fungsi manajemen pengorganisasian, penyusunan staf dan pengarahan menurut Fayol, yang selama ini diabaikan oleh sistem informasi lain. Mungkin jika manajemen puncak melihat bagaimana HRIS dapat membantu dalam area ini, statusnya akan meningkat.

Penggunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia oleh Manajer
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output,  seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer lain di seluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya. Dua manajer di luar SDM juga memiliki kepentingan khusus yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari program konpensasi dan tunjangan pada status keuangan perusahaan. Manajer dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam subsistem kompensasi.