Sistem Pengendalian Manajemen Sektor Publik

Tipe pengendalian

Dapat dikategorikan menjadi tiga  kelompok, yaitu:

• Pengendalian preventif. Pada tahap ini, pengendalian manajemen terkait dengan perumusan strategi dan dan perencanaan strategik yang dijabarkan dalam bentuk program-program.
• Pengendalian operasional. Pada tahap ini, pengendalian manajemen terkait dengan pengawasan pelaksanaan program yang telah ditetapkan melalui alat berupa anggaran.
• Pengendalian kinerja. Pada tahap ini, pengendalian manajemen berupa analisis evaluasi kunerja berdasarkan tolak ukur kinerja yang telah ditetapkan.

Struktur pengendalian

Sistem pengendalian manajemen harus didukung dengan struktur organisasi yang baik. Struktur organisasi termanifestasi dalam bentuk struktur pusat pertanggungjawaban. Tujuan dibuatnya pusat pertanggungjawaban

adalah:

• Sebagai basis perencanaan, pengendalian, dan penilaian kinerja manajer dan unit organisasi yang dipimpinnya.
• Untuk memudahkan mencapai tujuan organisasi.
• Memfasilitasi terbentuknya goal congruence.
• Mendelegasikan tugas dan wewenang ke unit-unit yang memiliki kompetensi.
• Mendorong kreativitas dan daya inovasi bawahan.
• Sebagai alat untuk melaksanakan strategi organisasi  secara efektif dan efisien.
• Sebagai alat pengendalian anggaran.

Pada dasarnya terdapat empat jenis pusat pertanggungjawaban, yaitu:

• Pusat biaya, adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan biaya yang telah dikeluarkan. Contohnya Departemen Produksi, Dinas Sosial, dan Dinas Pekerjaan Umum.
• Pusat pendapatan, adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan pendapatan yang dihasilkan. Contohnya Dinas Pendapatan Daerah.
• Pusat laba, pusat pertanggungjawaban yang menandingkan input dengan output dalam satuan moneter. Contohnya BUMN dan BUMD, objek pariwisata milik Pemda.
• Pusat investasi, adalah pusat pertanggungjawaban yang prestasi manajernya dinilai berdasarkan laba yang dihasilkan dikaitkan dengan dengan investasi yang ditanamkan pada pusat pertanggungjawaban yang dipimpinnya. Contohnya Departemen Riset dan Pengembangan.

Proses pengendalian

Pengendalian manajemen meliputi hubungan antara atasan-bawahan. Pengendalian dilakukan mulai dari tingkat atas hingga ke tingkat bawah. Proses ini meliputi tiga aktivitas:

• Komunikasi, dimaksudkan agar bawahan bertindak efektif dan mengerti apa yang diharapkan.
• Motivasi, bawahan diberi motivasi menyelesaikan tugasnya.
• Evaluasi, efisiensi dan efektifitas seorang bawahan melakukan tugas dievaluasi terlebih dahulu oleh atasan.

Proses pengendalian manajemen pada organisasi sektor publik dapat dilakukan dengan menggunakan saluran komunikasi formal maupun informal. Saluran komunikasi formal terdiri dari aktivitas formal dalam organisasi yang meliputi: (1) perumusan strategi (strategi formulation), (2) perencanaan strategik (strategic planning), (3) penganggaran, (4) operasional, dan (5) evaluasi kinerja. Saluran komunikasi informal dapat dilakukan melalui komunikasi langsung, pertemuan informal, diskusi, atau melalui metoda management by walking arround.

Sistem pengendalian manajemen dirancang untuk mempengaruhi orang-orang di dalam organisasi agar dapat berperilaku sesuai dengan tujuan organisasi. Pengendalian organisasi dapat berupa aturan dan prosedur birokrasi atau melalui sistem pengendalian dan manajemen informasi yang dirancang secara formal.

Dalam suatu organisasi, setiap orang memiliki tujuan masing-masing. Untuk menyikapi hal itu tersebut perlu adanya suatu jembatan yang mampu mengantarkan organisasi mencapai tujuannya, yaitu tercapainya keselarasan antara individual goal dengan organisation goal. Dalam hal ini, sistem pengendalian manajemen hendaknya dapat menjadi jembatan dalam mewujudkan adanya goal congruence, yaitu keselarasan antara tujuan organisasi dengan tujuan personal.