Pengolahan Data
Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Sistem informasi akuntansi
Tugas pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi ( SIA ) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggungjawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan, kecuali pesaing.
Model Sistem Informasi Akuntansi
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data :
Pengumpulan data
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk menggunkannnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
• Pengklasifikasian. Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan.
• Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
• Penghitungan. Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
• Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
Penyimpanan data
Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada mendia penyimpanan sekunder, dan file dapat dimigrasikan secara logika untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
Penyimpanan dokumen
SIA menghasilkan output perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
• Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada saat tertentu.
Umumnya output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak yang menggunakan tampilan layar.
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain, SIA :
• Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Manajemen pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
• Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.
• Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan data berkelompok digunakan.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi para manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba rugi dan neraca merupakan contohnya.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, misalnya perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan atau disebut sistem distribusi.
Gambaran ringkas sistem
Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang, material, dan manajemen. Dalam terminologi DFD, istilah lingkungan dapat diterapkan pada sistem yang didokumentasikan. Karena alasan inilah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material, berada di dalam perusahaan.
Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, dan pesanan yang dibuat perusahaan pada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang-kadang perusahaan akan menerima dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus mengirimkan nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena peringkat kredit mereka buruk. Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan faktur untuk mengingatkan pelanggannya jumlah hutang mereka, dan pernyataan untuk mengumpulkan tagihan-tagihan yang belum dibayar. Akhirnya, baik perusahaan maupun para pelanggannya harus membuat pernyataan untuk pembelian mereka.
Subsistem utama sistem distribusi
Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan
Sistem pemasukan pesanan ( order entry system ) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan ( inventory system ) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system ) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system ) mengumpulkan uang dari pelanggan.
Sistem yang mengisi kembali persediaan
Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut, dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran.
Sistem yang melaksanakan proses buku besar
Sistem buku besar adalah sistem sistem akuntansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar membukukan catatan-catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan manajerial.
Pemenuhan pesanan pelanggan
Pemasukan pesanan
Edit data pesanan
Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan. Pesanan penjualan yang diterima dari pelanggan diperiksa untuk menemukan data yang hilang atau salah.
Menghitung pemeriksaan kredit
Salah satu pendekatan untuk melaksanakan pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangkan dampak jumlah pesanan terhadap jumlah piutang pada pelanggan tersebut. Piutang dagang adalah jumlah yang merupakan hak perusahaan yang berasal dari penjualan sebelumnya. Jumlah piutang disimpan dalam file piutang dagang, tetapi kita juga menyertakan data itu dalam suatu file khusus, yang disebut file kredit pelanggan, yang digunakan untuk melakukan pemeriksaan kredit. Batas kredit pelanggan juga terdapat dalam file kredit pelanggan.
Log pesanan
Log pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen-elemen data seperti nomor pelanggan, nomor pesanan pelanggan, tanggal pesanan pelanggan, dan tanggal pesanan diterima. Pesanan-pesanan dalam file itu dinamakan pesanan terbuka.
Menandai pesanan yang telah dipenuhi
Catatan-catatan untuk log pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda tangan menasukkan tanggal pemenuhan untuk menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan. Informasi ini berharga bagi para manajer.
Persediaan
Memeriksa saldo persediaan
Catatan jenis barang untuk jenis barang yang dipesan diambil dari file persediaan. File saldo persediaan dari catatan tersebut dibandingkan dengan jumlah pesanan dari catatan pesanan yang diterima untuk melihat apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk pesanan yang tidak dapat dipenuhi , catatan pesanan yang tertunda dimasukkan ke dalam file pesanan yang tertunda.
Memeriksa titik pemesanan kembali
Titik pemesanan kembali adalah jumlah persediaan yangmemicu kegiatan pengisian kembali persediaan. Saat saldo persediaan turun mencapai titik pemesanan kembali, tiba waktunya untuk memesan kembali. Titik pemesanan kembali ditetapkan cukup tinggi sehingga pasokan yang baru akan diterima sebelum semua persediaan habis.
Menambahkan jenis barang yang diterima
Proses diatas akan mengurangi saldo persediaan ketika pesanan dipenuhi. Proses yang lain meningkatkan saldo ketika pengisian kembali persediaan diterima dari pemasok.
Menyediakan data buku besar
Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di dalam neraca. Langkah ini mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file persediaan, dan meneruskannya ke sistem itu dalam bentuk arus data buku besar persediaan.
Penagihan
Mendapatkan data pelanggan
Data pelanggan mencakup elemen-elemen seperti nama dan alamat, petunjuk pengiriman, dan nomor wiraniaga. Elemen-elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain seperti laporan manajemen.
Menyiapkan faktur
Penyiapan faktur mensyaratkan agar tiap baris atau jenis barang yang tertera pada formulir, diperluas dengan mengalikan harga dengan kuantitas. Penghitungan lain mencakup mengakumulasikan jumlah total untuk semua jenis barang, dan mungkin menghitung pajak penjualan.
Piutang dagang
Menambahkan piutang baru
Catatan-catatan ditambah ke file piutang dagang segera setelah penagihan. Pesanan yang ditagih menjadi pemicu setiap hari.
Menghapuskan piutang yang telah dibayar
Demikian pula, catatan-catatan dihapus dari file piutang dagang untuk mencerminkan pembayaran oleh pelanggan.
Menyiapkan pernyataan
Setiap bulanan, file piutang dagang digunakan untuk menyiapkan pernyataan. Suatu pernyataan berisi satu baris untuk tiap faktur yang belum dibayar.
Menyediakan data buku besar
Secara bulanan, sistem piutang menyediakan data buku besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca sebagai aktiva.
Pengisian kembali persediaan
Tiga sistem yang bekerja untuk memesan , menerima dan membayar pengisian kembali persediaan adalah pembelian, penerimaan, dan hutang dagang.
Pembelian
Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggungjawab memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.
Memilih pemasok
Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari file pemasok dan mungkin dari sumber-sumber lain.
Mendapatkan komitmen lisan
Ketika pembeli menentukan pemasok mana yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin melalui jaringan komunikasi data dengan maksud mencapai suatu persetujuan.
Menyiapkan pesanan pembelian
Pembeli kemudian menggunakan terminalnya untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Menutup pesanan pembelian
Jika pesanan telah dipenuhi, perlu menghapus catatan dari file pesanan pembelian terbuka. Sinyal ini datang dari sistem penerimaan dalam bentuk arus data pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan-catatan pesanan pembelian yang dihapus disimpan dalam file historis pesanan pembelian.
Penerimaan
Sistem penerimaan bertanggungjawab memperbarui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Proses penerimaan
Sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan mengenai penerimaan yang akan terjadi dengan arus data pesanan pembelian yang dikeluarkan. Petugas penerimaan memproses tanda terima ( slip pengepakan ) dengan menggunakan terminal yang berada di area penerimaan untuk memanggil data barang yang dibeli dari file barang yang dibeli. Dengan menggunakan data yang ditampilkan, petugas membandingkan elemen data pada slip pengepakan, nomor pesanan pembelian perusahaan, nomor jenis barang, serta jumlahnya.
Memberitahukan sistem lain
Informasi penerimaan terdiri dari semua elemen data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data barang yang diterima diarahkan ke sistem persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan jumlahnya yang akan digunakan untuk memperbarui file persediaan. Arus data pesanan pembelian yang terpenuhi diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup pesanan pembelian yang terbuka.
Hutang dagang
Sistem hutang dagang bertanggungjawab untuk membayar pembelian kepada pemasok.
Membuat catatan hutang kepada pemasok
Catatan-catatan ditambahkan pada file hutang dagang ketika arus data kewajiban yang terjadi diterima dari sistem pembelian.
Membayar pada pemasok
Faktur pemasok dan pernyataan pemasok dimasukkan ke dalam file faktur dan pernyataan untuk disimpan sampai dilakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan jika ketiga kondisi di atas telah dipenuhi.
Menghapus hutang yang telah dibayar
Saat dilakukan pembayaran pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapuskan dari file hutang dagang dan ditambahkan pada file hutang yang telah dibayar.
Menyediakan data buku besar
Sistem hutang dagang menyediakan data bagi sistem buku besar. Hutang muncul sebagai kewajiban di neraca.
Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemecahan masalah
Pertama, SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
Kedua, SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain, terutama SIM san DSS, dan sedikit bagi sistem berbasis pengetahuan.
Pengolahan data adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya.
Sistem informasi akuntansi
Tugas pengolahan data dilaksanakan oleh sistem informasi akuntansi ( SIA ) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.
Arus informasi ke lingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu-satunya CBIS yang bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggungjawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan, kecuali pesaing.
Model Sistem Informasi Akuntansi
SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data :
Pengumpulan data
Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.
Manipulasi data
Data perlu dimanipulasi untuk menggunkannnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi :
• Pengklasifikasian. Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan.
• Penyortiran. Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain.
• Penghitungan. Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.
• Pengikhtisaran. Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata-rata, dan seterusnya.
Penyimpanan data
Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada mendia penyimpanan sekunder, dan file dapat dimigrasikan secara logika untuk membentuk suatu database. Secara umum, sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.
Penyimpanan dokumen
SIA menghasilkan output perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara :
• Oleh suatu tindakan. Output dihasilkan jika sesuatu terjadi.
• Oleh jadwal waktu. Output dihasilkan pada saat tertentu.
Umumnya output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak yang menggunakan tampilan layar.
Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi
Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain, SIA :
• Melaksanakan tugas yang diperlukan. Perusahaan diharuskan oleh undang-undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen-elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Manajemen pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar. Peraturan dan praktik yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.
• Menangani data yang rinci. Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit.
• Terutama berfokus historis. Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan data berkelompok digunakan.
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal. SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi para manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan laba rugi dan neraca merupakan contohnya.
Contoh Sistem Informasi Akuntansi
Suatu contoh yang baik dari SIA adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi, misalnya perusahaan yang mendistribusikan produk atau jasanya kepada pelanggan atau disebut sistem distribusi.
Gambaran ringkas sistem
Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan, pemasok, gudang, material, dan manajemen. Dalam terminologi DFD, istilah lingkungan dapat diterapkan pada sistem yang didokumentasikan. Karena alasan inilah, sebagian elemen lingkungan, seperti manajemen dan gudang material, berada di dalam perusahaan.
Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut pesanan penjualan, dan pesanan yang dibuat perusahaan pada pemasoknya disebut pesanan pembelian. Kadang-kadang perusahaan akan menerima dahulu komitmen lisan dari pemasoknya sebelum pesanan pembelian disiapkan. Perusahaan sering harus mengirimkan nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena peringkat kredit mereka buruk. Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan faktur untuk mengingatkan pelanggannya jumlah hutang mereka, dan pernyataan untuk mengumpulkan tagihan-tagihan yang belum dibayar. Akhirnya, baik perusahaan maupun para pelanggannya harus membuat pernyataan untuk pembelian mereka.
Subsistem utama sistem distribusi
Sistem yang memenuhi pesanan pelanggan
Sistem pemasukan pesanan ( order entry system ) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan ( inventory system ) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan ( billing system ) menyiapkan faktur kepada pelanggan, dan sistem piutang dagang ( account receivable system ) mengumpulkan uang dari pelanggan.
Sistem yang mengisi kembali persediaan
Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut, dan sistem hutang dagang melakukan pembayaran.
Sistem yang melaksanakan proses buku besar
Sistem buku besar adalah sistem sistem akuntansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar membukukan catatan-catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan manajerial.
Pemenuhan pesanan pelanggan
Pemasukan pesanan
Edit data pesanan
Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan. Pesanan penjualan yang diterima dari pelanggan diperiksa untuk menemukan data yang hilang atau salah.
Menghitung pemeriksaan kredit
Salah satu pendekatan untuk melaksanakan pemeriksaan kredit adalah dengan mempertimbangkan dampak jumlah pesanan terhadap jumlah piutang pada pelanggan tersebut. Piutang dagang adalah jumlah yang merupakan hak perusahaan yang berasal dari penjualan sebelumnya. Jumlah piutang disimpan dalam file piutang dagang, tetapi kita juga menyertakan data itu dalam suatu file khusus, yang disebut file kredit pelanggan, yang digunakan untuk melakukan pemeriksaan kredit. Batas kredit pelanggan juga terdapat dalam file kredit pelanggan.
Log pesanan
Log pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi. Log pesanan berisi elemen-elemen data seperti nomor pelanggan, nomor pesanan pelanggan, tanggal pesanan pelanggan, dan tanggal pesanan diterima. Pesanan-pesanan dalam file itu dinamakan pesanan terbuka.
Menandai pesanan yang telah dipenuhi
Catatan-catatan untuk log pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda tangan menasukkan tanggal pemenuhan untuk menentukan berapa lama waktu yang diperlukan untuk memenuhi pesanan. Informasi ini berharga bagi para manajer.
Persediaan
Memeriksa saldo persediaan
Catatan jenis barang untuk jenis barang yang dipesan diambil dari file persediaan. File saldo persediaan dari catatan tersebut dibandingkan dengan jumlah pesanan dari catatan pesanan yang diterima untuk melihat apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk pesanan yang tidak dapat dipenuhi , catatan pesanan yang tertunda dimasukkan ke dalam file pesanan yang tertunda.
Memeriksa titik pemesanan kembali
Titik pemesanan kembali adalah jumlah persediaan yangmemicu kegiatan pengisian kembali persediaan. Saat saldo persediaan turun mencapai titik pemesanan kembali, tiba waktunya untuk memesan kembali. Titik pemesanan kembali ditetapkan cukup tinggi sehingga pasokan yang baru akan diterima sebelum semua persediaan habis.
Menambahkan jenis barang yang diterima
Proses diatas akan mengurangi saldo persediaan ketika pesanan dipenuhi. Proses yang lain meningkatkan saldo ketika pengisian kembali persediaan diterima dari pemasok.
Menyediakan data buku besar
Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di dalam neraca. Langkah ini mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file persediaan, dan meneruskannya ke sistem itu dalam bentuk arus data buku besar persediaan.
Penagihan
Mendapatkan data pelanggan
Data pelanggan mencakup elemen-elemen seperti nama dan alamat, petunjuk pengiriman, dan nomor wiraniaga. Elemen-elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain seperti laporan manajemen.
Menyiapkan faktur
Penyiapan faktur mensyaratkan agar tiap baris atau jenis barang yang tertera pada formulir, diperluas dengan mengalikan harga dengan kuantitas. Penghitungan lain mencakup mengakumulasikan jumlah total untuk semua jenis barang, dan mungkin menghitung pajak penjualan.
Piutang dagang
Menambahkan piutang baru
Catatan-catatan ditambah ke file piutang dagang segera setelah penagihan. Pesanan yang ditagih menjadi pemicu setiap hari.
Menghapuskan piutang yang telah dibayar
Demikian pula, catatan-catatan dihapus dari file piutang dagang untuk mencerminkan pembayaran oleh pelanggan.
Menyiapkan pernyataan
Setiap bulanan, file piutang dagang digunakan untuk menyiapkan pernyataan. Suatu pernyataan berisi satu baris untuk tiap faktur yang belum dibayar.
Menyediakan data buku besar
Secara bulanan, sistem piutang menyediakan data buku besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca sebagai aktiva.
Pengisian kembali persediaan
Tiga sistem yang bekerja untuk memesan , menerima dan membayar pengisian kembali persediaan adalah pembelian, penerimaan, dan hutang dagang.
Pembelian
Departemen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggungjawab memilih pemasok untuk pengisian kembali persediaan dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.
Memilih pemasok
Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari file pemasok dan mungkin dari sumber-sumber lain.
Mendapatkan komitmen lisan
Ketika pembeli menentukan pemasok mana yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin melalui jaringan komunikasi data dengan maksud mencapai suatu persetujuan.
Menyiapkan pesanan pembelian
Pembeli kemudian menggunakan terminalnya untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Menutup pesanan pembelian
Jika pesanan telah dipenuhi, perlu menghapus catatan dari file pesanan pembelian terbuka. Sinyal ini datang dari sistem penerimaan dalam bentuk arus data pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan-catatan pesanan pembelian yang dihapus disimpan dalam file historis pesanan pembelian.
Penerimaan
Sistem penerimaan bertanggungjawab memperbarui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali persediaan dari pemasok.
Proses penerimaan
Sistem pembelian memberitahukan sistem penerimaan mengenai penerimaan yang akan terjadi dengan arus data pesanan pembelian yang dikeluarkan. Petugas penerimaan memproses tanda terima ( slip pengepakan ) dengan menggunakan terminal yang berada di area penerimaan untuk memanggil data barang yang dibeli dari file barang yang dibeli. Dengan menggunakan data yang ditampilkan, petugas membandingkan elemen data pada slip pengepakan, nomor pesanan pembelian perusahaan, nomor jenis barang, serta jumlahnya.
Memberitahukan sistem lain
Informasi penerimaan terdiri dari semua elemen data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data barang yang diterima diarahkan ke sistem persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan jumlahnya yang akan digunakan untuk memperbarui file persediaan. Arus data pesanan pembelian yang terpenuhi diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup pesanan pembelian yang terbuka.
Hutang dagang
Sistem hutang dagang bertanggungjawab untuk membayar pembelian kepada pemasok.
Membuat catatan hutang kepada pemasok
Catatan-catatan ditambahkan pada file hutang dagang ketika arus data kewajiban yang terjadi diterima dari sistem pembelian.
Membayar pada pemasok
Faktur pemasok dan pernyataan pemasok dimasukkan ke dalam file faktur dan pernyataan untuk disimpan sampai dilakukan pembayaran. Pembayaran dilakukan jika ketiga kondisi di atas telah dipenuhi.
Menghapus hutang yang telah dibayar
Saat dilakukan pembayaran pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapuskan dari file hutang dagang dan ditambahkan pada file hutang yang telah dibayar.
Menyediakan data buku besar
Sistem hutang dagang menyediakan data bagi sistem buku besar. Hutang muncul sebagai kewajiban di neraca.
Peran Sistem Informasi Akuntansi Dalam Pemecahan masalah
Pertama, SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak.
Kedua, SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain, terutama SIM san DSS, dan sedikit bagi sistem berbasis pengetahuan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar