Audit Proses Pembelian

I. PENGAKUAN DAN PROSES PEMBELIAN

Pada bab ini akan membahas audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan, konsep yang dicakup dengan review konsep pengakuan beban dan kewajiban dengan penekanan khusus pada kategori beban. Fokus utama dari bab ini adalah audit proses pembelian untuk audit atas laporan keuangan

Pengakuan Beban dan Kewajiban 

Beban adalah aliran keluar atau pemakaian lain aktiva suatu badan usaha atau pelunasan utangnya (atau kombinasi keduanya) yang berasal dari pengiriman atau pembuatan barang, penyerahan jasa, atau dari kegiatan lain yang merupakan kegiatan utama badan usaha. Kewajiban adalah pengorbanan manfaat ekonomis yang akan timbul di masa yang akan dating yang disebabkan oleh kewajiban-kewajiban saat ini dari suatu badan usaha yang akan dipenuhi dengan menstransfer aktiva atau memberikan jasa kepada badan usaha lain di masa depan sebagai akibat dari transaksi-transaksi yang terjadi di masa lalu. 

Topik-topik berikut yang terkait dengan proses pembelian :

• Jenis-jenis transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh

• Jenis-jenis dokumen dan catatan

• Fungsi-fungsi utama

• Pemisahan tugas fungsi

Jenis-jenis Transaksi dan akun laporan keuangan yang terpengaruh

Tiga jenis transaksi yang khususnya terdapat dalam proses pendapatan adalah :

• Pembelian barang dan jasa secara tunai atau kredit

• Pembayaran kewajiban yang timbul dari transkasi pembelian

• Retur barang kepada pemasok secara tunai atau kredit

Jenis-jenis dokumen dan catatan

Dokumen dan catatan yang terdapat dalam proses pendapatan :

1. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition)

Merupakan dokumen permintaan barang atau jasa dari individual atau departemen yang berwenang dalam perusahaan.

2. Pesanan Pembelian (Purchase Order)

Dokumen ini mencantumkan deskripsi, kualitas, dan kuantitas, atau informasi lain atas barang atau jasa yang hendak dibeli.

3. Laporan Penerimaan (receiving report)

Dokumen ini mencatat penerimaan barang.

4. Faktur Vendor (Vendor Invoice)

Dokumen ini merupakan tagihan dari vendor. 

5. Voucher

Dokumen ini seringkali digunakan perusahaan untuk mengawasi pembayaran atas perolehan barang dan jasa.

6. Register Voucher/Jurnal pembelian ( voucher register/purchases journal)

Register voucher digunakan untuk mencatat voucher barang dan jasa. 

7. Buku besar pembantu utang usaha (Accounts payable subsidiary ledger)

Jika jurnal pembelian digunakan, buku besar pembantu mencatat transaksi dan saldo utang ke vendor.

8. Laporan vendor (vendor statement)

9. Cek (check)

Dokumen ini, yang ditandatangani oleh pegawai yang berwenang merupakan alat pembayaran barang atas jasa.

10. Jurnal Pengeluaran kas/register cek ( cash disbursements journal/check register)

Jurnal ini mencatat pengeluaran yang dilakukan dengan cek. 

Fungsi – fungsi utama

Tujuan pokok proses pembelian adalah memperoleh barang dan jasa pada harga yang terendah, dengan kualitas dan jasa yang sesuai dengan persyaratan dan menggunakan sumber dana kas untuk membayar barang dan jasa tersebut secara efektif.

1. Permintaan (Requisitioning)

Fungsi pertama pada proses pembelian adalah permintaan barang atau jasa oleh pegawai yang memilikiwewenang dari berbagai departemen atau area fungsional dalam entitas. 

2. Pembelian (Purchasing)

Fungsi pembelian melaksanakan pesanan pembelian yang sudah diotorisasi. 

3. Penerimaan (Receiving)

Fungsi penerimaan bertanggung jawab atas penerimaan, perhitungan, dan pemeriksaan barang yang diterima dari vendor.

4. Pemrosesan Faktur (Invoice Prosessing)

Departemen utang usaha memproses faktur untuk memastikan barang dan jasa yang diterima di catat sebagai aktiva atau beban bersamaan dengan pengakuan kewajiban yang timbul.

5. Pengeluaran (Disbursement)

Fungsi pengeluaran bertanggungjawab untuk menyiapkan dan menandatangani cek yang akan di bayarkan ke vendor.

6. Utang usaha ( Account Payable)

Departemen utang usaha bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh faktur vendor, pengeluaran kas, dan penyesuaian telah di catat dalam catatan utang usaha. 

7. Buku Besar (General Ledger) 

Tujuan utama dari fungsi buku besar sehubungan dengan proses pembelian adalah untuk memastikan bahwa seluruh pembelian, pengeluaran kas dan utang telah diakumulasikan, diklasifikasikan, dan diringkas pada akun-akun yang tepat.

Pemisahan Tugas Kunci

Salah-satu pengendalian yang terpenting dalam system akuntansi adalah pemisahan tugas yang memadai. Oleh karena itu setiap individu yang terlibat dalam fungsi –fungsi permintaan, pembelian dan penerimaan harus terpisah dari fungsi-fungsi pemrosesan faktur, utang usaha, dan buku besar. 

II. PENENTUAN RISIKO BAWAAN

Risiko bawaan adalah kerentanan suatu saldo akun atau golongan transaksi terhadap suatu salah saji material, dengan asumsi bahwa tidak terdapat pengendalian yang terkait. Risiko salah saji demikian adalah lebih besar pada saldo akun atau golongan transaksi tertentu dibandingkan dengan yang lain. Sebagai contoh, perhitungan yang rumit lebih mungkin disajikan salah jika dibandingkan dengan perhitungan yang sederhana. Uang tunai lebih mudah dicuri daripada persediaan batu bara. Akun yang terdiri dari jumlah yang berasal dart estimasi akuntansi cenderung mengandung risiko lebih besar dibandingkan dengan akun yang sifatnya relatif rutin dan berisi data berupa fakta. Faktor ekstern juga mempengaruhi risiko bawaan. Sebagai contoh, perkembangan teknologi mungkin menyebabkan produk tertentu menjadi usang, sehingga mengakibatkan sediaan cenderung dilaporkan lebih besar.

 Di samping itu, terhadap faktor-faktor tersebut yang khusus menyangkut saldo akun atau golongan transaksi tertentu, faktor-faktor yang berhubungan dengan beberapa atau seluruh saldo akun atau golongan transaksi mungkin mempengaruhi risiko bawaan yang berhubungan dengan saldo akun atau golongan transaksi tertentu. Faktor yang terakhir ini mencakup, misalnya kekurangan modal kerja untuk melanjutkan usaha atau penurunan aktivitas industri yang ditandai oleh banyaknya kegagalan usaha. 

III. PENENTUAN  RISIKO PENGENDALIAN

Risiko pengendalian adalah risiko bahwa suatu salah saji material yang dapat terjadi dalam suatu asersi tidak dapat dicegah atau dideteksi secara tepat waktu oleh pengendalian intern entitas. Risiko ini merupakan fungsi efektivitas desain dan operasi pengendalian intern untuk mencapai tujuan entitas yang relevan dengan penyusunan laporan keuangan entitas. Beberapa risiko pengendalian akan selalu ada karena keterbatasan bawaan dalam setiap pengendalian intern.

IV. PROSEDUR PENGENDALAIAN DAN PENGUJIAN PENGENDALIAN TRANSAKSI PEMBELIAN DAN TRANSAKSI TERKAIT

Apabila auditor memahami aktivitas-aktivitas investasi dan sifat bisnis klien, maka aktivitas-aktivitas pembelian klien dapat diperkirakan. Tabel 4.1 menunjukan beberapa contoh prosedur analitis beserta penjelasan tentang problem yang dapat diidentifikasi oleh masing-masing prosedur.

Rasio atau Informasi Keuangan Lain	Rumus	Manfaat dalam Audit
Aliran kas bebas	Aliran kas dari operasi dikurangi pengeluaran modal	Aliran kas bebas negatif menunjukan kebutuhan akan dan taksiran jumlah pembelian yang diperlukan untuk penurunan kas dan investasi.
Utang berbunga terhadap total aktiva	Utang berbunga: Total aktiva	Menunjukan kewajaran proporsi utang perusahaan yang bisa dibandingkan dengan pengalaman tahun lalu atau data industri.
Ekuitas pemegang saham terhadap total aktiva	Ekuitas pemegang saham: Total aktiva	Menunjukan kewajaran proporsi ekuitas perusahaan yang bisa dibandingkan dengan pengalaman tahun lalu atau data industri.
Pembanding antara persentase laba terhadap aktiva (ROA : return of asset) dengan kenaikan cost utang	Apakah ROA > tambahan cost utang?	Apabila perusahaan mampu untuk menghasilkan persentase tingkat laba bersih yang lebih tinggi daripada kenaikan cost pinjaman, maka hal ini merupakan petunjuk bahwa perusahaan bisa menggunakan pembelanjaan utang untuk menambah aktiva dan laba perusahaan.
	ROA = [laba bersih + {bunga x (1 - tarif pajak)}] / rata-rata total aktiva.
Laba bersih terhadap ekuitas saham biasa	(laba bersih - dividen preferen): rata-rata ekuitas saham biasa.	Menguji kewajaran ekuitas pemegang saham pada tingkat laba dan struktur keuangan saat ini.
Aliran kas dari operasi terhadap bagian utang jangka panjang yang jatuh tempo dalam waktu tidak lebih dari satu tahun	Aliran kas dari operasi: (bagian utang jangka panjang yang harus dilunasi dalam waktu yang tidak lebih dari satu tahun + dividen)	Merupakan pengujian tentang kemampuan perusahaan untuk memenuhi kewajiban keuangannya. Rasio lebih kecil dari 1 memberi petunjuk adanya masalah likuiditas.
Perbandingan laba terhadap bunga	Laba sebelum bunga dan pajak: (biaya bunga +  bunga dikapitalisasi)	Merupakan pengujian tentang kemampuan perusahaan untuk menghasilkan laba guna menutup cost pinjaman. Rasio lebih kecil dari 1 memberi petunjuk bahwa laba perusahaan tidak cukup untuk menutup biaya keuangan.
Biaya bungan terhadap utang bunga	(biaya bunga + bunga dikapitalisasi): rata-rata utang berbungan.	merupakan pengujian kewajaran tentang biaya bungan menurut pembukuan yang seharusnya tidak lebih besar dari rata-rata cost modal pinjaman.

Tabel 4.1: Prosedur analitis yang biasa digunakan dalam siklus pembelian

Prosedur analitis dapat memberi indikasi tentang kebutuhan pembelanjaan perusahaan klien, kemampuan untuk melunasi utang-utangnya serta kewajaran biaya bunga (baik bunga yang diperlakukan sebagai biaya maupun yang dikapitalisasi).

Fungsi-fungsi pembelian dan aktivitas pengendalian yang bersangkutan dengan siklus pembelian adalah sebagai berikut:

? Pemberian otorisasi atas obligasi dan modal saham. Dewan komisaris biasanya memberi otorisasi berdasarkan atas perencanaan stratejik dan aktivitas investasi perusahaan.

? Penerbitan obligasi dan modal saham. Penerbitan dilakukan sesuai dengan otorisasi yang diberikan dewan komisaris dan peraturan hokum yang berlaku dan hasil penerbitan disetorkan ke bank secara utuh; sertifikat obligasi dan saham harus diamankan secra khusus.

? Pembayaran bunga obligasi dan dividen tunai.  Pembayaran dilakukan terhadap penerima yang berhak sesuai dengan otorisasi dewan komisaris dan manajemen.

? Pelunasan dan pembelian kembali obligasi dan modal saham. Transaksi-transaksi tersebut dilaksanakan sesuai dengan otorisasi dewan komisaris; saham yang dibeli kembali harus diamankan secara fisik.

? Pencatatan transaksi pembelanjaan. Transaksi-transaksi dicatat dengan benar, beik mengenai jumlah, penggolongannya maupun periode akuntansinya sesuai dengan otorisasi dan dokumen pendukung.

Apabila auditor akan menerapkan strategi audit dengan penetapan tingkat risiko pengendalian pada tingkat maksimum atau tinggi maka auditor harus memiliki pemahaman yang cukup mengenai sistem pengendalian untuk merencanakan audit dengan strategi tersebut. Oleh karena itu, auditor harus mendapatkan dan mendokumentasikan pemahamannya tentang setiap komponen pengendalian yang akan berpengaruh terhadap siklus pembelian seperti uraian di atas. Dengan pengetahuan itu, auditor harus bisa mengidentifikasi salah saji potensial atas asersi-asersi siklus pembelian, menentukan tingkat risiko deteksi bisa diterima dan merancang pengujian substantif. 

Asersi	Kemungkinan Salah Saji	Prosedur Pengendalian	Pengujian Pengendalian
Keterjadian	Pembelian dicata diterimat, barang atau jasa belum dipesan atau diterima.	Pemisahan tugas Pembelian tidak dicatat tanpa pesanan pembelian dan laboran penerimaan yang disetujui. Memperhitungkan urutan nomor laboran penerimaan dan voucher. Pembatalan dokumen	Amati dan evaluasi pemisahan tugas yang memadai. Uji dsmpel voucher untuk keberadaan pesanan pembelian dan dokumen penerimaan yang diotorisasi; jira aplikasi TI, periksa pengendlaian aplikasi. Review dan Uji prosedur klien atas perhitungan urutan nomor laboran penerimaan dan voucher; jika aplikasi TI, periksa pengendalian aplikasi Periksa voucher yang telah dibayar dan dokumen pendukungnya atas indikasi pembatalan.
Kelengkapan	Pembelian dilakukan tetapi tidak dicatat	Memperhitungkan urutan nomor pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan voucher. Laporan penerimaan sesuai dengan faktur vendor dan dicatat dalam jurnal pembelian	Review dan uji prosedur klien atas perhitungan urutan nomor pesanan, pembelian, laporan penrimaan, dan voucher, jika aplikasi TI periksa pengenalian aplikasi Telusuri sampel laporan penerimaan ke faktur, vendor, dan voucher.
Otorisasi	Pembelian barang atau jasa tidak diotorisasi. Pembelian atas barang dan jasa pada harga atau persyaratan yang tidak diotorisasi.	Persetujuan atas perolehan sesuai dengan otorisasi batas dana. Permintaan pembelian dan pesanan pembelian disetujui. Prosedur penawaran kompetitif dilakukan	Review otorisasi batas dana klien atas perolehan. Periksa permintaan pembelian atau pesanan pembelian atas persetuuan yang pantas; jika aplikasi TI digunakan atas pesanan otomatis, periksa pengendalian aplikasi. Review prosedur penawaran kompetitif lain.

Tabel 4.2: Ringkasan Asersi, Kemungkinan Salah Saji, Prosedur Pengendalian, dan Pengujian Pengendalian untuk Transaksi Pembelian

Asersi	Kemungkinan Salah Saji	Prosedur Pengendalian	Pengujian Pengendalian
Akurasi	Gaktur vendor tidak diberi harga yang tepat atu ada kesalahan perhitungan. Transaksi pembelian tidak dibukukan ke jurnal pembelian atau catatan pembantu utang usaha Nilai dalam jurnal pembelian tidak dibukukan dengan benar ke buku besar	Akurasi matematis atas faktur vendor diverifikasi Pesanan pembelian sesuai dengan laporan penerimaan dan faktur vendor atas produk, kuantitas, dan harga Voucher direkonsiliasi ke daftar utang usaha harian Pembukuan harian ke jurnal pembelian direkonsiliasi dengan pembukuan ke catatan pembantu utang usaha Register voucher atau catatan pembantu utang usaha direkonsiliasi ke akun pengendali buku besar Voucher direkonsiliasi dengan daftar utang usaha harian	Hitung kembali akurasi matematis faktur vendor Cocokkan informsi pada sampel paket voucher atas produk, kuantitas, dan harga Periksa rekonsiliasi voucher  dengan laporan utang usaha harian; jika aplikasi TI, periksa pengendlaian aplikasi Periksa rekonsiliasi ayat-ayat dalam jurnal pembelian dengan ayat-ayat dalam catatn pembantu utang usaha; jika aplikasi TI, periksa pengendalian aplikasi Review  rekonsiliasi catatn pembantu dnegan akun pengendali buku besa; jika aplikasi TI, periksa pengendalian aplikasi Uji sampel rekonsiliasi harian
Pisah Batas	Transaksi pembelian dicatat pada periode yang salah	Seluruh dokumen penerimaan dikirm ke departemen utang uaha secara harian Keberadaan prosedur yang mensyaratkan pencatatan pembelian dengan segera setelah barang atau jasa diterima	Bandingkan tanggal pada dokumen penerimaan dengan tanggal pada voucher-nya. Bandingkan tangal pada voucher dengan tanggal pencatatan transaksi tersebut di jurnal pembelian.
Klasifikasi	Transaksi pembelian tidak dikalsifikasikan dengnan benar	Bagan akun Persetujuan independen dan review akun yang dibebani oleh perusahaan	Review  jurnal pembelian dan buku besar atas kebenarannya Periksa sampel voucher untuk ketepatan  klasifikasi.

Tabel 4.3: Ringkasan Asersi, Kemungkinan Salah Saji, Prosedur Pengendalian, dan Pengujian Pengendalian untuk Transaksi Pembelian (Terakhir).

Asersi	Kemungkinan Salah Saji	Prosedur Pengendalian	Pengujian Pengendalian
Keterjadian	Pengungkapan kas dicatat tetapi tidak dilakukan	Pemisahan tugas Laporan vendor di-review  secara independen dan direkonsiliasi ke catatan utang rekonsiliasi. Rekonsiliasi bank dibuat untuk di-review setiap bulan	Amati dan evaluasi kememadaian pemisahan tugas Review prosedur klien atas rekonsiliasi laporan investor Review klien rekonsiliasi bank bulan untuk indikasi penelaahan independen
Kelengkapan	Pengeluaran kas dilakukan tetapi tidak dicatat	Sama dengan di atas Memperhitungkan urutan nomor cek Pengeluaran kas harian direkonsiliasi dengan pembukuan di catatan pembantu utang usaha	Sama dengan di atas Review  dan uji prosedur klien atas urutan nomor cek; jika aplikasi TI, uji pengendalian aplikasi Review prosedur rekonsiliasi harian pengeluaran kas dengna pembukuan di catatan pembantu utang usaha; jika aplikasi TI, uji pengendalian aplikasi
Otorisasi	Pengeluaran kas tidak diotorisasi	Pemisahan tugas Cek disiapkan hanya setelah seluruh dokumen sumber telah disetujui secara independen	Evaluasi pemisahan tugas Periksa indikasi persetujuan dalma paket voucher

Tabel 4.4: Ringkasan Asersi, Kemungkinan Salah Saji, Prosedur Pengendalian, dan Pengujian Pengendalian atas Transaksi Pengeluaran Kas

V. AUDIT HUTANG USAHA DAN AKUN TERKAIT 

Hutang usaha biasanya merupakan kewajiban lancar terbesar dalam laporan keuangan dan merupakan laporan yang signifikan dalam mengevaluasi solvabilitas jangka pendek suatu perusahaan. Utang usaha juga sangat dipengaruhi oleh volume transaksi yang tinggi dan oleh karenanya rentan terhadap salah saji. Audit terhadap utang biasanya lebih ditekankan pada asersi kelengkapan dan kurang pada asersi keberadaan atau keterjadian, karena bila manajemen berniat untuk memanipulasi utang, maka ia cenderung akan melaporkan utang dalam jumlah yang lebih kecil dari pada utang dari jumlah yang sesungguhnya agar laporan keuangan nampak lebih baik.

Prosedur Analitis Substantif

Tingkat risiko deteksi bisa diterima untuk setiap asersi laporan keuangan yang signifikan dicapai dengan menggabungkan bukti yang diperoleh dari pengujian substantif yang dirancang dengan tepat, termasuk prosedur analitis dan pengujian detil. 

Semua pengujian audit selalu diawali dengan usaha mendapatkan pemahaman tentang bisnis dan prosedur awal bidang usaha klien. Lakukan prosedur-prosedur awal terhadap saldo utang usaha dan catatan-catatan yang akan diuji, kemudian telusuri saldo awal utang usaha ke kertas kerja tahun lalu, review kegiatan dalam rekening buku besar utang usaha dan selidki semua ayat jurnal yang dibukukan ke rekening tersebut, dapatkan daftar utang usaha per tanggal neraca dan periksa apakah cocok dengan catatan akuntansi yang mendasarinya.

Tujuan auditor melakukan prosedur analitis adalah untuk menaksir saldo utang usaha dan untuk menetapkan hubungan antara hutang dagang dengan rekening-rekening kunci lainnya seperti pembelian atau persediaan. Beberapa prosedur analitis yang dapat dilakukan untuk mendapatkan bukti atas utang usaha adalah prosedur analitis rasio jumlah dari utang usaha, prosedur analitis rasio harga pokok penjualan berbanding utang usaha serta prosedur analitis rasio persentase utang dari total utang. Suatu penurunan tidak normal pada kecepatan perputaran utang usaha atau kenaikan tak terduga dalam rasio lancar bisa menjadi indicator terjadinya kurang saji pada utang dagang. Prosedur analitis yang dilakukan pada tahap akhir penugasan adalah untuk menjamin bahwa bukti yang dievaluasi dalam pengujian detil adalah konsisten dengan gambaran menyeluruh yang dilaporkan dalam laporan keuangan.

Konfirmasi Utang Usaha

Berbeda dengan konfirmasi piutang usaha, pengiriman konfirmasi dalam audit terhadap utang usaha tidak memupakan prosedur yang harus dilakukan auditor. Prosedur ini bersifat opsional karena (1) konfirmasi tidak dapat menjamin bahwa utang yang tidak dicatat akan dapat dideteksi dan (2) bukti eksternal berupa faktur dan laporan bulanan dari penjualan biasanya sudah tersedia untuk sebagian besar utang. Konfirmasi utang usaha dianjurkan bila risiko deteksi rendah dan apabila terdapat saldo utang individual yang besar jumlahnya atau perusahaan mengalami kesulitan dalam hal memenuhi kewajibannya. Auditor harus mengawasi pembuatan dan pengiriman konfirmasi dan harus menerima jawaban secara langsung dari responden.

Apabila prosedur konfirmasi akan dijalankan, maka dalam memilih sampel yang akan dikirim konfirmasi, auditor harus mengikutsertakan utang-utang bersaldo nol atau besaldo kecil, karena klien cenderung untuk melakukan kurang saji dan hal itu besar kemungkinan telah dilakukan pada pada utang yang dalam laporan terlibat yang bersaldo nol atau kecil. Selain itu, konfirmasi juga hendaknya dikirim kepada pemasok-pemasok d\besar yang (1) digunakan tahun lalu, tetapi tidak nampak pada tahun ini (2) tidak mengirim laporan bulanan. Dalam konfirmasi utang usaha, auditor menghendaki agar kreditur yang menyebutkan jumlah terutang karena jumlah itu akan direkonsiliasi dengan jumlah menurut catatan klien. Perlu diperhatikan pula bahwa auditor meminta informasi mengenai komitmen pembelian dari klien dan jaminan atas uang.

Prosedur Alternatif

Dokumen-dokumen pendukung utang yang telah dicatat, tetapi masih belum dibayar sampai tanggal terakhir pekerjaan lapangan juga harus diperiksa dengan pengujian. Hal ini juga bisa membawa pada pembuktian akan adanya kewajiban tetapi tidak dicatat pada tanggal neraca. Prosedur-prosedur yang bisa membawa pada pembuktian adanya utang tidak dicatat meliputi (1) menyelidiki order pembelian yang tidak lengkap dokumen pendukung lainnya, laporan penerimaan dan faktur dari penjual per tanggal neraca (2) mengajukan pertanyaan pada personil akuntansi dan pembelian tentang utang yang tidak dicatat (3) mereview anggaran aktiva tetap, perintah kerja dan kontrak pembangunan untuk mencari bukti adanya utang tidak dicatat.