Akuntansi Perhotelan XII

Kas merupakan alat pertukaran yang dapat diterima untuk pelunasan hutang, sebagai suatu setoran ke bank dengan jumlah sebesar nominalnya, juga sebagai simpanan dalam bank atau tempat lain yang dapat diambul sewaktu-waktu. Dalam neraca, kas merupakan bagian aktiva yang paling lancar, sehingga dalam pengelolannya memerlukan pengendalian yang cermat. Pembetulan kas kecil merupakan salah satu pengendalian yang bisa dilakukan dalam pengelolaan kas. Kas kecil merupakan kas yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cheque. Ada dua metode pengelolaan kas kecil, yaitu:

1. Sistem imprest, dimana jumlah dalam rekening kas kecil selalu tetap.
2. Metode fluktuasi, dimana saldo rekening kas kecil jumlahnya tidak tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan pengeluaran-pengeluaran dari kas kecil.

Dalam usaha perhotelan terdapat beberapa pemegang kas (kasir), seperti kasir untuk masing-masing outlet (kasir FO, kasir restoran, kasir Bar, dan lain-lain) sehingga untuk memperlancar kegiatan operasional dibentuk kas kecil. Kas kecil yang biasanya ada di outlet, biasanya digunakan untuk memberikan kembali uang kembalian pada tamu yang berbelanja, kadang juga untuk memberikan pinjaman sementara pada tamu yang memerlukan uang tunai dalam jumlah kecil, misalnya untuk membayar taksi. Kasir yang ada di kantor belakang (back office) yang biasanya disebut general cashier juga diberi kas kecil dalam suatu jumlah tertentu yang bisa digunakan untuk pembayaran yang sifatnya mendesak, dimana jumlah yang diperkenankan dibayar secara tunai ditetapkan berdasarkan kebijakan manajemen. Setiap pengeluaran dana yang dilakukan oleh general cashier harus mendapat persetujuan terlebih dahulu, minimal oleh head department-nya.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembayaran hutang pada hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen)

Dokumen yang digunakan:

1. Voucher payable, merupakan daftar hutang yang jatuh tempo yang akan dibayar.
2. Faktur, merupakan bukti pembelian barang dari supplier.
3. Memorandum invoice, merupakan bukti penerimaan barang yang bisa digunakan sebagai dasar penagihan.
4. Bank/cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier.

Prosedur pengeluaran kas untuk pembayaran hutang:

1. Account payable menyiapkan faktur yang telah jatuh tempo, dan membuat voucher payable, kemudian memintakan persetujuan untuk melakukan pembayaran pada accounting departement head dan general manager. Dan setelah mendapat persetujuan, menyerahkan voucher payable beserta bukti pendukungnya pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashier menyiapkan pembayaran dan meminta persetujuan pembayaran, kemudian menginformasikan pada account payable bahwa pembayaran telah siap. Kemudian menyiapkan bank disbursement voucher. Jika jumlah pembayaran relatif kecil akan dibayar tunai, maka yang disiapkan adalah cash disbursement voucher. 
3. Account payable akan menghubungi supplier untuk mengambil pembayaran pada general cashier.

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur pembelian tunai dairy produk pada hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen)

Dokumen yang digunakan:

1. Purchase requisition, merupakan bukti permintaan barang, dan bisa digunakan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang.
2. Cash disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier.

Prosedur pengeluaran kas untuk pembelian tunai:

1. Departemen yang memerlukan barang membuat purchase requisition yang telah disetujui oleh head departemennyam kemudian menyerahkannya pada purchasing.
2. Purchasing, akan memintakan persetujuan untuk melakukan pembelian secara tunai pada cost control, accounting departement head dan general manager.
3. Setelah mendapat persetujuan, purchasing akan meminta sejumlah uang untuk pembelian tersebut pada general cashier. Jika jumlah pembelian sudah bisa ditentukan, maka general cashier akan membuatkan cash disbursement voucher. Tapi jika jumlah pembelian belum bisa ditentukan, maka purchasing akan meminta kas bon sementara, setelah diketahui jumlahnya baru diganti dengan cash disbursement voucher.
4. Untuk pembelian tunai, yang sifatnya mendadak dan barang tersebut tidak tersedia di gudang, cost control akan melihat tingkat kebutuhan akan barang tersebut, dan membantu purchasing untuk menanyakan dan mengetahui harga dan tempat memperoleh barang tersebut (jika memungkinkan).

Membandingkan, mendesain, dan menyimpulkan bagan alur prosedur penggajian pada hotel (dengan melihat dan memperhatikan lima unsur pengendalian yang terdiri dari otorisasi yang memadai, pemisahan tugas, dokumen dan catatan, pengendalian akses atas aktiva perusahaan, serta pemeriksaan atau pengecekan independen)

Dokumen yang digunakan:

1. Daftar gaji, merupakan daftar yang menggambarkan gaji seluruh karyawan, yang disusun berdasarkan departemen dan posisi jabatan dari masing-masing karyawan dalam struktur organisasi.
2. Slip gaji, merupakan bukti besarnya gaji yang diterima, potongan-potongan, serta gaji bersih yang akan diterima oleh masing-masing karyawan.
3. Bank disbursement voucher, merupakan bukti pengeluaran uang yang dilakukan oleh general cashier.

Prosedur pengeluaran kas untuk untuk pembayaran gaji:

1. Personalia membuat rekapitulasi tingkat kehadiran dari time keeping karyawan dalam suatu periode, lalu menghitung besarnya gaji, potongan-potongan, kemudian menyiapkan daftar gaji dan slip gaji untuk pembayaran gaji. Setelah daftar gaji siap, dimintakan persetujuan pada accounting departmen head dan general manager, setelah itu diserahkan pada general cashier untuk menyiapkan pembayaran.
2. General cashieri menyiapkan pembayaran dan membuat bank disbursement voucher, dan memintakan persetujuan, setelah itu menyerahkan pada personalia untuk mendistribusikan pada setiap karyawan.
3. Jika pembayaran gaji dilakukan dengan transfer bank ke masing-masing karyawan, maka general cashier mengirimkan perintah pada bank untuk melakukan transfer dengan dilampiri daftar gaji karyawan. Kemudian karyawan tinggal mencocokkan jumlah yang diterima di bank dengan slip gaji dari personalia. 
4. Slip gaji karyawan dibuat dalam 2 rangkap, 1 untuk arsip personalia dan 1 lagi untuk karyawan.