PENTINGNYA KOMUNIKASI EFEKTIF

Komunikasi yang efektif adalah penting bagi para manager. Dimana komunikasi adalah proses melalui mana fungsi-fungsi manajemen dapat dicapai. Dan komunikasi adalah kegiatan untuk para manager mencurahkan sebagian besar proporsi waktu mereka. Komunikasi dalam manajemen merupakan peralatan (tools) manajemen yang dirancang untuk mencapai tujuan dan tidak dinilai atas dasar hasil akhir dalam komunikasi itu sendiri. Manajer perlu mempertimbangkan penentuan media atau saluran distribusi dalam pengiriman informasi agar komunikasi lebih efektif dan efesien.
Komunikasi adalah proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi dari seseorang ke orang lain.

Perpindahan pengertian tersebut melibatkan lebih dari sekedar kata-kata yang digunakan dalam percakapan, tetapi juga ekspresi wajah, intonasi, titik putus vokal dan sebagainya. Dan perpindahan yang efektif memerlukan tidak hanya transmisi data, tetapi bahwa seseorang mengirimkan berita  dan menerimanya sangat memerlukan ketrampilan-ketrampilan tertentu untuk membuat sukses pertukaran informasi. Manajer dapat melaksanakan fungsi-fungsi manajemen mereka hanya melalui interaksi dan komunikasi dengan pihak lain.

Komunikasi sebagai suatu proses dengan mana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pegiringan berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula, sehingga sering disebut rantai pertukaran informasi.

PROSES KOMUNIKASI

Proses komunikasi memungkinkan manajer untuk melaksanakan tugas-tugas mereka. Informasi harus disampaikan atau dikomunikasikan  manajer agar mereka mempunyai dasar perencanaan dan rencana-rencana harus dikomunikasikan kepada kepada pihak lain agar dilaksanakan. Pengorganisasian memerlukan komunikasi dengan bawahan tentang penugasan sesuai dengan jabatan mereka. Komunikasi lisan dan tertulis adalah bagian esensi pengawasan.

Model Komunikasi Antar Pribadi

Model proses komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut:

Pengirim  ------> berita ------>  penerima

Model ini menunjukkan tiga unsur esensi komunikasi. Bila salah satu unsur hilang, komunikasi tidak dapat berlangsung. Meskipun modelnya sederhana, proses komunikasi adalah kompleks. Sebagai gambaran kompleksnya komunikasi adalah “Telepon” dimana pengirimnya menyampaikan suatu berita, tetapi penerima mungkin mendengar atau menerima berita yang bukan dimaksudkan pengirim atau penelepon.

Model komunikasi yang lebih terperinci, dengan unsur penting yang terlibat dalam komunikasi antara dan diantara para anggota organisasi.

   

Proses Komunikasi:

•    Sumber (source).

Sumber atau mengirim berita memainkan langkah pertama dalam proses komunikasi. Sumber mengendalikan macam berita yang dikirim, susunan yang digunakan dan melalui salutan mana berita dikirimkan. Dalam organisasi, sumber merupakan pihak yang mempunyai kebutuhan dan keinginan untuk menkomunikasikan suatu gagasan, pemikiran, informasi dan sebagainya kepada pihak lain.

•    Diterjemahkan atau disandikan ke dalam kata-kata dan simbol-simbol (encoding)

Langkah kedua ini mengubah berita kedalam berbagai bentu simbol-simbol verbal ataupun nonverbal yang mampu memindahkan pengertian, seperti kata-kata percakapan atau tulisan, angka, gerakan ataupun kegiatan. Dan pengirim menyeleksi salah satu yang akan dapat memenuhi kebutuhan khusus. Berita harus dikirimkan  sesuai dengan tingkat pemahaman, kepentingan dan kebutuhan penerima untuk mencapai konsekuensi-konsekuensi yang diinginkan. Kesamaan pengertian ini penting, karena ketidaksamaan pengertian akan menimbulkan salah komunikasi (miss Comunication).

•    Disampaikan atau dikirimkan sebagai berita kepada penerima (transmitting the message)

 Langkah ketiga mencerminkan pilihan komunikator  terhadap media atau ‘saluran distribusi’. Salah satu  keputusan penting yang harus dibuat pengirim adalah dalam penentuan saluran yang tepat atau sesuai bagi pengiriman berita tertentu. Komunikasi lisan memungkinkan komunikasi nonverbal, disampaikannya berita secara cepat dan juga memungkinkan umpan balik diperoleh segera. Komunikasi tertulis mempunyai manfaat dalam hal penyediaan laporan atau dokumen unutuk kepentingan di waktu mendatang.

•    Penerima menangkap simbol-simbol (Penerimaan Berita)

     Langkah keempat adalah penerimaan berita oleh pihak penerima.     Pada dasarnya, orang-orang menerima berita melalui seluruh     pancaindra mereka. Pengiriman berita belum lengkap atau tidak     terjadi bila suatu pihak belum meneriam berita. Banyak komunikasi     penting gagal karena seseorang tidak menerima berita.   

•    Diterjemahkan kembali atau diartikan kembali menjadi suatu gagasan (decoding)

    Langkah kelima proses komunikasi adalah decoding. Hal ini     menyangkut pengartian simbol-simbol oleh penerima. Proses ini     dipengaruhi oleh latar belakang kebudayaan, pendidikan, lingkungan,     praduga dan sumber. Selalu ada kemungkinan ketika penerimaan     berita terjadi hasil pengertian yang jauh berbeda dengan maksud oleh     pengirim berita. Penerima mempunyai tanggung jawab besar untuk     efektivitas  komunikasi, dalam hal komunikasi dua arah. Manajer dan     bawahan dapat berperan baik sebagai sumber maupun sebagai     penerima dalam sutau interaksi. Berbagai macam interaksi dapat     dilakukan dengan ruang lingkup, tingkat kepentingan dan periode     waktu yang berbeda-beda.

•    Mengirim berbagai bentuk umpan balik kepada pengirim (feedback)

    Setelah berita diterima dan diterjemahkan, penerima mungkin     menyampaikan berita balasan yang ditujukan pada pengirim mula-    mula atau orang lain. Komunikasi adalah proses yang     berkesinambungan dan tak pernah berakhir. Seseorang     berkomunikasi, penerima menanggapinya melalui komunikasi     selanjutnya dengan pengirim atau orang lain, dan seterusnya.     Tanggapan ini disebut Umpan balik ( feed back).