Kasus Sistem Informasi: Watt Widget Company

Watt Widget Company memproduksi pernak pernik dan membeli sebagian produk untuk dijual kembali tanpa ada pemrosesan tambahan. Proses produksi dilakukan dengan sistem pemrosesan teknologi rendah dan banyak operasional yang dikontrol secara manual.

Agen pembelian menggunakan beragam sumber informasi untuk menentukan kapan dan berapa banyak produk yang dipesan. Formulir permohonan ada tiga bagian diterima dari beragam penyelia dan karyawan penyelia lainnya, yang menunjukkan kapan persediaan tertentu dibutuhkan dan berapa banyak. Pesanan penjualan dilakukan seminggu sekali dan laporan barang jadi digunakan untuk mengevaluasi rencana produksi saat ini dan nanti yang berhubungan dengan ulasan dari bahan mentah yang ada.

Agen pembelian menelaah arsip kartu stok yang ada untuk memastikan sejarah penggunaan dan waktu penunjuk pemasok yang tertera pada arsip kartu. Saat pesanan besar dan tidak biasa diterima oleh manajer penjualan, ia memberitahu agen pembelian sehingga ia bisa mengevaluasi persyaratan bahan mentah terkait.

Penjadwalan dan pengendalian produksi didasarkan atas review laporan mingguan yang mencakup laporan produk selesai yang ada di tangan, produk selesai yang sedang dipesan, serta review atas produk yang sedang diproses. Tidak ada sistem formal untuk mengevaluasi kinerja toko atau untuk melacak arus pesanan dalam toko.

Sementara itu, tidak ada sistem prioritas yang formal yang dirancang untuk menentukan produk selesai yang mana yang harus diserahkan ke toko. Supervisor produksi hanya mempertimbangkan permintaan pesanan dan menyerahkan produk selesai ke toko berdasarkan penilaiannya atas produk mana yang lebih diprioritaskan.

Biaya overhead pabrik dibebankan ke produk dalam proses atas dasar tarif standar  200% dari nilai dolar setiap produk. Tidak ada rincian pesanan produksi atau catatan perpectual yang dibuat untuk merekam bahan baku, tenaga kerja, dan pembebanan biaya overhead ke produk dalam proses.

Karyawan mereview kartu waktu untuk menentukan apakah ada lembar waktu yang hilang, tetapi ia tidak mencocokkan jam kerja di dalam kartu waktu dengan jam kerja di dalam lembar waktu. Dalam jurnal penggajian dinyatakan subtotal untuk upah per unit produk, upah per hari kerja, upah lembur, upah vakasi, sakit, dan bonus. Saat ini, total setiap subunit ini dicatat dalam buku besar, tetapi tidak ada rincian per departemen, selain pemisahan antara gudang, pengiriman dan upah lain-lain. Jurnal penggajian tidak memberikan informasi mengenai pelaporan produk maupun pekerjaan.

Akuntan biaya baru memulai mengembangkan sebuah program komputer untuk menghitung dan mencetak lembar biaya produk menggunakan sistem pembagian – waktu. Rancangan program belum diselesaikan.

• Perusahaan berencana untuk memekanisasikan proses akumulasi lembar biaya dan pencetakan untuk mempercepat revisi biaya standar.
• Pertimbangan diberikan untuk memekanisasikan catatan persediaan bahan mentah terus – menerus dan menggunakan arsip ini dalam program biaya standar.
• Namun, sebelum ini bisa dilakukan, barang bahan mentah harus diberi nomor, dan prosedur dan program untuk memperbaiki catatan ini harus dirancang dan diimplementasikan.
• Watt bergantung pada hitungan barang fisik tahunan untuk menentukan jumlah yang ada sekarang.
• Hitungan ini tidak langsung berekonsiliasi dengan catatan persediaan terus – menerus karena kesulitan dalam menemukan barang tertentu.
•  Lay out gudang saat ini tidak berisi organisasi logis seperti untuk penyimpanan suku cadang, ruang wadah, atau area kerja produksi.
• Standar kerapian perusahaan buruk (pecahan dan robekan dus, dll) sudah lazim.
• Hal ini membuat kesuliatan dalam menemukan barang yang diinginkan dan berpengaruh kepada perhitungan fisik yang tidak akurat.

Permasalahan

Analisis prosedur yang terkait dengan pengendalian produksi dan persediaan di Watt!

Masalah Persediaan:

1. Lay out gudang tidak teratur, menyebabkan sulit untuk menemukan barang, selain memberikan peluang terjadinya pencurian juga menghambat proses produksi.
2. Tidak ada rekonsiliasi antara catatan persediaan fisik, memberi peluang terjadinya penyimpangan yang tidak terdeteksi.
3. Bagian pembelian dan penerimaan tidak membuat laporan berkala sehingga tidak bisa cross cek dengan bagian akuntansi.

Solusi Persediaan :

1. Lay out gudang ditertibkan, dan diadakan pemisahan antara penyimpanan suku cadang, ruang wadah, area kerja produksi, dan lain lain, serta dibuatkan catatan fisik barang-barang yang ada.
2. Antara catatan persediaan dan perhitungan fisik harus secara rutin diadakan rekonsiliasi, agar kemungkinan penyimpangan dapat diminimalisasi.
3. Setiap bagian dalam perusahaan diwajibkan membuat laporan berkala.

Masalah Produksi

1. Tidak memiliki sistem formal untuk evaluasi beban toko atau menelusuri arus pesanan lewat toko.
2. Tidak memiliki sistem prioritas formal untuk menyerahkan pesanan ke toko.
3. Tidak memiliki sistem formal untuk kontrol pekerjaan yang sedang berlangsung.
4. Alokasi beban upah tidak proporsional (200% dari harga barang)
5. Tidak memiliki rincian pesanan produksi atau kontrol atas bahan mentah, pekerja, atau beban lain untuk pekerjaan yang sedang berlangsung.
6. Jam kerja menurut kartu waktu tidak dicocokkan dengan jam kerja menurut lembar waktu.
7. Standar kerapian buruk, menyulitkan pencarian barang sehingga perhitungan fisik tidak akurat.
8. Secara umum Watt Witget Company tidak memiliki Standar Prosedur Operasi yang memadai untuk mengatur dan mengontrol persediaan dan proses produksi.

Solusi Produksi 

1. Membuat manual yang dapat digunakan untuk mengevaluasi beban toko dan menelusuri arus pesanan lewat toko. 
2. Membuat manual yang dapat digunakan untuk mengatur penilaian prioritas.
3. Membuat manual yang dapat digunakan untuk mengontrol pekerjaan yang sedang berlangsung. 
4. Membuat aturan untuk alokasi beban upah terhadap harga barang 
5. Membuat manual yang mengatur pembuatan catatan rincian pesanan produksi atau kontrol atas bahan mentah, pekerja, atau beban lain untuk pekerjaan yang sedang berlangsung.
6. Perlu diadakan pengecekan kembali supaya diperoleh data yang akurat.
7. Standar kerapian ditingkatkan dan dikontrol terus menerus untuk memudahkan pekerjaan dan menjaga kualitas perusahaan. 
8. Perlu dibuat standara operasional prosedur yang memadai untuk melengkapi program komputer akuntansi biaya yang sedang dalam proses.