Gambaran Kasus
Sekolah Putra Clarion,Inc
dibentuk pada tahun 1989 sebagai “tempat perlindungan bagi anak-anak yang
hilang arah”, oleh sekelompok penanam modal dari Chicago, mereka semua besar di
panti asuhan, namun termasuk orang-orang yang sangat peduli dengan kesehatan.
Visi mereka adalah menciptakan lingkungan bagi anak-anak bermasalah yang
meliputi diagnosa, rencana perawatan, penanaman disiplin serta hal-hal yang
diperlukan untuk menjadikan anak-anak tersebut anggota masyarakat yang
produktif. Mereka merasa bahwa mereka akan mampu mengoperasikan sekolah ini
secara efisien dan memperoleh sedikit keuntungan seiring berjalannya waktu.
Selama sepuluh tahun ke depan, Clarion mengembangkan berbagai macam program
pemulihan yang berpedoman pada niat dan devosi kelompok ini. Sekolah pertama
didirikan dekat Chicago, Illinois pada 1991. Kemudian Clarion membuka sekolah
tambahan dekat Detroit, Michigan (1995); Indianapolis, Indiana (1998); dan St.
Louis, Missouri (2000). Divisi Milwaukee adalah sekolah tertua kedua dalam
sistem Clarion, dibuka pada 1993. Divisi ini terletak di tanah milik divisi
sebelumnya dan terdiri dari beberapa gedung serta lahan kosong seluas 80 are
yang terletak di pinggiran kota. Seperti di negara bagian lainnya, Clarion
Divisi Milwaukee tidak bergantung pada sedikit banyaknya uang sekolah yang
dibayarkan orang tua murid. Oleh karena itu, sebagian besar pemasukan berasal
dari subsidi yang dibayarkan oleh agen-agen pemerintah untuk penyediaan tempat
tinggal maupun pengasuhan bagi anak-anak yang bermasalah.
Sekolah Putra Clarion
Divisi Milwaukee adalah sekolah swasta, yang menyediakan fasilitas rehabilitasi
bagi anak-anak nakal yang berusia 10 sampai 13 tahun. Pada tahun 2003 ada
sekitar 128 pekerja - baik yang bekerja penuh maupun paruh waktu yang mengasuh
dan merawat 120 siswa. Dari 9 tempat rehabilitasi anak nakal yang ada di
Wisconsin, Clarion Milwaukee adalah yang kedua terbesar dipandang dari segi
banyaknya siswa dan menduduki posisi ketiga besar untuk subsidi yang diberikan
oleh pemerintah. Tidak seperti Clarion Milwaukee, sebagian besar dari tempat
perawatan anak lainnya tidak diperuntukkan bagi anak-anak bermasalah. Maka dari
itu, Clarion Milwaukee sering berfungsi sebagai “pelabuhan terakhir” sebelum
seorang anak yang bermasalah ditempatkan di rumah sakit jiwa ataupun lembaga
pemasyarakatan anak.
Kemampuan Clarion
Milwaukee untuk menangani kasus-kasus berat adalah salah satu hasil nyata dari
program perawatan yang tepat guna. Usaha perawatan ini didukung dengan
pengaturan program sekolah dan juga fasilitas manajemen krisis modern serta
pendukung lainnya. Strategi Clarion Milwaukee untuk membedakan diri dengan para
pesaingnya ditekankan pada pentingnya penggunaan teknologi modern digabungkan
dengan kepedulian tinggi dari para pegawainya. Karena sekolah ini pada umumnya berhubungan
dengan para siswa dengan potensi berbahaya, kemampuan untuk menghubungi staf
pendukung maupun mengakses catatan siswa secara cepat dipandang sangat penting
untuk mencapai hasil yang efektif.
Seiring meningkatnya biaya operasional dan anggaran
yang dibutuhkan, Sekolah Milwaukee lebih menekankan pada peningkatan subsidi
pemerintah dan menaikkan uang pendaftaran untuk menyeimbangkan anggaran. Selama
tahun anggaran 2002-2003 (berakhir 30 Juni 2003) Clarion membebankan $100.50
per hari untuk setiap murid kepada agen penempatan atau keluarga untuk biaya
program pemulihan reguler. Untuk para siswa yang tergabung dalam program ISIS,
fasilitas rehabilitasi dibuka pada tahun 2001 yang dikhususkan untuk anak-anak
yang selanjutnya akan diserahkan ke lembaga permasyarakatan anak, biaya yang
dibebankan $167 per hari untuk setiap siswa. Total pengeluaran untuk tahun
anggaran 2002-2003 dianggarkan sebesar $3,891,000, namun pada pelaksanaannya
tidak sebesar itu. Hasil dari hal itu, Clarion mempertimbangkan untuk
meningkatkan kapasitas sekolah pada tahun anggaran 2003-2004.
Seluruh
pengeluaran diambil dari aset simpanan modal Clarion, Inc. Setiap divisi
bersaing dengan divisi-divisi lainnya untuk mendapatkan dana tersebut. Clarion
Milwaukee mengusulkan 5 proyek utama untuk anggaran 2003-2004: pembelian 32
unit komputer, pemrograman ulang beberapa aplikasi penting perangkat lunak,
perbaikan perangkat keras untuk sistem komputer IBM/400, penyusunan ulang
komputer yang sudah ada untuk memperluas program ISIS, dan pembangunan sebuah
asrama yang akan menampung 10 siswa tambahan untuk program reguler. Young akan
bertanggung jawab untuk mengatur setiap dari masing-masing proyek tersebut.
Seluruh proyek ini menghabiskan dana $25,000 lebih banyak dari anggaran yang
dialokasikan, yang kesemuanya harus disetujui oleh Dewan Direksi Clarion. Dewan
direksi yang nantinya akan meninjau setiap pengajuan anggaran secara seksama.
Perencanaan
Sistem Informasi
Dengan biaya
pembayaran gaji pegawai sebesar 68% dari total anggaran biaya operasional
sekolah, Young mempertimbangkan komputerisasi sebagai salah satu cara untuk
meningkatkan efektifitas dan produktifitas pegawai dalam mengakses informasi
dan untuk meningkatkan komunikasi antar pegawai. Dia tidak menekankan
kemungkinan mengurangi biaya-biaya tersebut secara langsung (misalnya dengan
pengurangan pegawai). Dalam usulan yang dibuat Young pada Januari 1998, Dewan
Direksi Clarion, Inc menyetujui penyediaan sebuah komputer IBM AS/400 dan
aplikasi-aplikasi perangkat lunak didalamnya. Karena Clarion, Inc mempunyai
banyak kebutuhan yang harus dipenuhi, Young mengetahui bahwa biaya pembelian
beberapa unit komputer tambahan sulit untuk dipenuhi. Utamanya jika pembelian
tersebut tidak terhubung secara langsung dengan jalur pajak yang baru. Meskipun
demikian, anggota direksi menunjukkan ketertarikan pada proyek sistem informasi
baru, bahkan sebelum proyek ini disetujui pada 1998. Lebih-lebih ketika Young
menggambarkan kemampuan komputer ini
secara detail, ketertarikan itu semakin bertambah. Demikian pula seluruh
pegawai dari semua program pelatihan dan pendukungnya menunjukkan antusias
tinggi akan keuntungan usulan ini. Berdasarkan dukungan dari hampir semua
pegawai, dewan direksi menyetujui hal ini.
Tujuan yang
diuraikan pada investasi perangkat lunak dan perangkat keras adalah untuk
menghemat waktu pegawai dengan penggunaan komunikasi elektronik untuk
memperlancar tugas-tugas rutin dan penyediaan akses untuk memasukkan data siswa
ke komputer secara lebih mudah dan cepat. Fungsi utama yang diharapkan
adalah penghematan waktu dalam hal
pengiriman e-mail, kemudahan akses
data siswa, analisa data siswa, penjadwalan pertemuan, serta penempatan ruang.
Penyediaan aplikasi perangkat lunak disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan
diatas, termasuk aplikasi pendukung lain yang dibutuhkan bagian keuangan dan
personalia. Sistem AS/400 ini menjadi basis dari pengoperasian 60 komputer yang
telah dibeli sepanjang tahun 1993 sampai tahun 1997.
Dalam rangka
menyeimbangkan pelaksanaan proyek penambahan komputer tahun 1998 dengan
kebutuhan tiap-tiap devisi, dewan direksi juga telah menyetujui rencana susunan
organisasi jangka panjang untuk divisi Milwaukee. Usaha bersama dewan direksi
dan seluruh pegawai dari semua Bagian dituangkan dalam rencana jangka panjang
lima tahun pertama. Rencana ini menitikberatkan pada hal-hal penting yang
berkaitan dengan ketatausahaan dan pelayanan siswa, dan disetujui pada Januari
1998.
Sistem
Komputer Clarion-Milwaukee
Ketika tidak lagi
dipandang oleh sebagian orang sebagai bagian dari seni, jaringan komputer
Clarion-Milwaukee secara umum didesain sesuai aplikasi/program yang diperlukan
pada tahun 1998. Pembagian sistem komputer menggunakan basis komputer kampus,
yang meliputi 60 komputer dan beberapa printer yang terhubung dalam satu sistem
utama. Masing-masing komputer dilengkapi dengan program Microsoft Windows
terbaru serta rangkaian aplikasi Microsoft Office. Menurut perwakilan
dari bagian pemasaran IBM, perakitan jaringan dengan cara ini memungkinkan
penambahan 40-50 komputer tambahan yang mungkin nantinya akan dibutuhkan
seiring bertambahnya waktu. Komputer-komputer AS/400 tambahan dapat juga
disambungkan untuk menyediakan fasilitas komunikasi antar individu bila
penyedia daya utama lebih banyak diperlukan untuk komputer sekolah.
Organisasi
Divisi Clarion-Milwaukee
Bagian Pelayanan Sosial. Bagian Pelayanan Sosial bertanggung
jawab untuk memastikan bahwa murid-murid yang bermasalah mendapatkan perawatan
yang sesuai dengan masalah yang mereka hadapi. Karena komunikasi melalui e-mail dan surat menyurat antara bagian
ini dengan para siswa maupun lembaga-lembaga yang menempatkan anak-anak ini di
sekolah Clarion, serta banyaknya varian dari perawatan yang ditawarkan, maka
penggunaan komputer dalam mempermudah akses untuk mengetahui data siswa maupun
hal-hal yang berkaitan dengan program perawatan yang dijalankan kepada siswa
yang bersangkutan dipandang sangat penting. Pengawas dari bagian ini berfungsi
sebagai kepala bagian yang merupakan anggota dari pejabat ketatausahaan. Dia
juga merupakan anggota tim lembaga
perawatan.
Penasehat
pelayanan sosial menangani bimbingan langsung serta menjadi pekerja sosial,
mencatat berbagai data kemajuan siswa, dan berperan sebagai anggota tim lembaga
perawatan dan tim unit perawatan. Sebagian besar dokumen serta laporan yang
menjadi tanggung jawab tim perawatan mempertimbangkan masukan dan laporan dari
para penasehat bimbingan konseling.
Bagian Program. Bagian program bertanggung jawab untuk
menjaga keharmonisan kelompok siswa, mempersiapkan berbagai aktivitas seperti
pemecahan masalah yang dihadapi siswa, rekreasi atau hiburan, maupun
kegiatan-kegiatan khusus yang dilakukan dalam kapasitas perawatan siswa.
Anggota pegawai dari bagian ini membawahi pegawai paruh waktu yang bekerja di
bagian mereka (petugas perawatan anak, petugas rekreasi, dan petugas pembantu
program). Seorang kepala pengawas program berfungsi sebagai kepala bagian, dan
mempunyai akses komputer yang mencatat semua data dan sumber informasi lainnya.
7 orang pengawas program berbagi tanggung jawab pengawasan langsung untuk
perawatan anak dan data rekreasi.
Bagian Pendidikan. Bagian pendidikan bertanggung jawab
untuk menjamin terus berlangsungnya program-program pendidikan yang dicanangkan
di Clarion-Milwaukee. Karena Bagian pendidikan dalam aktivitasnya banyak
berhubungan dengan Bagian program, komunikasi yang efektif antara kedua bagian
ini dipandang sangat perlu. Pengawas Bagian pendidikan berfungsi sebagai kepala
sekolah. Dia adalah anggota dewan ketatausahaan dan tim lembaga perawatan. Di
bagian ini 20 guru, dibantu oleh beberapa asisten guru, mempersiapkan
pengajaran untuk para siswa dalam suasana kelas pada umumnya. Beberapa guru
memiliki telepon, namun tidak semua. Sebagian besar komunikasi dilakukan secara
langsung (tatap muka langsung) maupun melalui memo tertulis.
Bagian Peralihan. Bagian peralihan bertanggung jawab untuk
perawatan dan pemulihan 20 siswa yang termasuk dalam program “peralihan
kehidupan” Clarion-Milwaukee. Secara khusus, program peralihan adalah perawatan
terpisah dengan pengawasan, pendampingan, dan konseling yang sungguh-sungguh, serta didukung oleh
pegawai perawatan, namun demikian, fungsi pendukungnya secara utama tetap
dijalankan oleh personalia sekolah. Pengawas Bidang peralihan berfungsi sebagai
Kepala Bagian dan juga menjadi anggota tim lembaga perawatan serta badan
ketatausahaan.
Bagian ISIS. Bagian ISIS dibentuk sebagai bentuk
dukungan terhadap program rehabilitasi ISIS. Bagian ISIS melaporkan hasil
kerjanya kepada Pengawas Pelayanan Sosial, namun program pengawasannya
dilakukan tersendiri. Penasehat pelayanan sosial ISIS menjalankan tugas dan
fungsi yang hampir sama dengan rekan sekerja mereka di program regular.
Beberapa unit pelayanan memerlukan komputer untuk mengelompokkan data
perawatan/rehabilitasi siswa.
Bagian Pengembangan. Bagian Pengembangan bertanggung jawab dalam
hal-hal yang menyangkut sumber daya manusia dan juga berbagai tugas, misalnya
sebagai seksi dana dan hubungan masyarakat sekolah Clarion divisi Milwaukee.
Kepala Bagian Pengembangan juga berfungsi sebagai pembantu Kepala Sekolah.
Bagian ini mempunyai akses untuk penggunakan AS/400 dalam pengerjaan data
pengembangan sumber daya manusia. Kepala bagian ini adalah anggota dewan
ketatausahaan.
Bagian Usaha. Tugas dari Bagian
Usaha meliputi pembelian, penyediaan barang, sistem informasi, dan fungsi
pengawasan keuangan termasuk pembukuan dan fungsi perbendaharaan. Pengawas
Bagian ini juga memikul semua tanggung jawab dalam pengaturan keuangan tiap
Bagian. Kepala petugas tata buku melaporkan hasil tugasnya kepada pengawas, dan
menghabiskan seperempat waktu kerjanya untuk mengerjakan tanggung jawab sistem
operasi. Tugas rutinnya sehari-hari misalnya menjawab pertanyaan-pertanyaan
dari pengguna sistem serta mengerjakan salinan data untuk AS/400. pengawas
utama juga bertanggung jawab dalam urusan rumah tangga dan pemeliharaan dari
tiap-tiap Bagian. Tidak satupun dari semua Bagian ini berhubungan langsung
dengan jaringan komputer.
Mengevaluasi
Sistem Yang Ada
Empat tahun
setelah dipasang, Young berpikir bahwa sistem komputer yang
ada harus dievaluasi. Dalam rapat pegawai pada November 2002, Young menguraikan
bahwa sistem perakitan dalam pembagian jaringan komputer yang sekarang ada
sudah ketinggalan jaman untuk ukuran sekolah seperti Clarion. Dia berpendapat
bahwa sistem jaringan yang selama ini menjadi kelebihan Clarion Milwaukee harus
lebih baik dibanding sekolah lainnya
yang menyediakan pelayanan yang sama. Young juga menyebutkan optimisme dewan
direksi ketika membicarakan sistem yang baru ini. Dia kemudian menyatakan bahwa
dia akan meminta evaluasi mengenai sistem yang sekarang ada. Berdasarkan hasil
rapat pegawai, Young memikirkan cara untuk
meyakinkan direksi bahwa sistem yang ada sekarang membawa benyak keuntungan
untuk Clarion-Milwaukee. Meski jelas terlihat bahwa sistem ini sangat
dibutuhkan, namun dari pengamatan Young, intensitas penggunaan sistem ini belum
sesuai dengan yang diharapkan. Young menyadari tantangan yang dihadapinya untuk
meyakinkan atasannya akan pentingnya perubahan pada sistem yang sudah ada.
McHardy nampaknya selalu ragu-ragu untuk menggunakan teknologi baru dalam
pengoperasian sekolah. Suatu ketika Young mendengar McHardy berbicara di depan
dewan direksi bahwa McHardy merasa ‘teknologi komputer tidak ada hubungannya
dengan perawatan anak-anak nakal’.
Permasalahan
Berdasarkan
gambaran kasus, maka yang menjadi pokok permasalahan yakni apakah yang harus
dilakukan oleh Young untuk meyakinkan McHardy agar dapat menjalankan rencana
sistem informasi jangka panjangnya di Clarion, Milwaukee?
Pembahasan Kasus
Berdasarkan
gambaran kasus diatas terlihat bahwa McHardy selaku pimpinan Clarion Inc.
selalu ragu-ragu untuk menggunakan teknologi baru dalam pengoperasian sekolah
mengingat biaya pemeliharaan yang cukup tinggi. Dengan demikian Mchardy meminta
Young untuk menyusun rencana sistem informasi jangka panjang Clarion.
Pada pertengahan
Januari 2003, Young menyusun satuan tugas sistem informasi untuk membantunya
menyusun rencana sistem informasi jangka panjang. Ada 6 orang anggota tambahan
selain Young yang terlibat dalam satuan tugas ini; Christopher Larson, Kepala
Bagian Perawatan; Brian Thomas, Pembantu Pimpinan; Ann Lyman, Pengawas
Pelayanan Sosial; Lara Kirk, Pengawas Bagian Pendidikan; dan Michael Todd,
Pengawas Program.
Pada pertemuan
pertama, Young mengemukakan tujuan dari satuan tugas ini yaitu mencari tahu apa
saja sistem komunikasi yang dibutuhkan oleh para pegawai Clarion-divisi Milwaukee serta menentukan
perbaikan-perbaikan apa saja (jika ada) yang harus dilakukan pada sistem AS/400
dan perangkat lunaknya sehingga sistem ini benar-benar dapat memenuhi kebutuhan
para pegawai seperti yang telah diuraikan dari hasil evaluasi yang dilakukan
Young. Young menyatakan bahwa dalam menjalankan kewajiban-kewajibannya, satuan
tugas ini akan sangat membutuhkan komitmen waktu dari pegawai, maka dari itu
setiap anggota satuan tugas ini diharapkan benar-benar “buka mata dan pasang telinga” untuk mencari
tahu apa yang dibutuhkan oleh para pegawai, namun belum terpenuhi pada sistem
yang lama.
Sampai dengan
pertemuan pada pertengahan Februari 2003, anggota satuan tugas sistem informasi
belum menemukan kebutuhan yang perlu ditambahkan pada sistem yang ada sekarang.
Namun, mereka banyak menerima masukan penting dari para pegawai yang
mengindikasikan bahwa sistem yang sekarang ada tidak sesuai dengan apa yang
mereka perlukan. Untuk mencari tahu akar permasalahan ketidakpuasan ini, satuan
tugas memutuskan untuk mengadakan survey pada pegawai dengan maksud mencari
tahu keluhan-keluhan utama dari pegawai- kurangnya komunikasi antar pegawai
serta kegagalan AS/400 untuk memperbaiki kondisi ini. Survey ini diadakan di
kantor Young selama bulan Maret 2003.
Hasil utama yang
jelas terlihat dari penelitian oleh satuan tugas sistem informasi adalah bahwa
tatap muka langsung dipandang sebagai cara yang paling efektif dilakukan dalam
berkomunikasi antar pegawai, urutan kedua adalah sistem telepon. Urutan ketiga
dalam daftar jawaban responden adalah penggunaan sistem surat elektronik pada
AS/400. Sebagian besar pegawai mengetahui berbagai fasilitas perangkat lunak
yang dapat dimanfaatkan untuk komunikasi, namun belum pernah menggunakan fasilitas itu. Posisi terakhir
dari daftar sarana komunikasi adalah untuk fungsi pelaporan. Meskipun ratusan
laporan berbeda rutin dibuat, namun penggunaan komunikasi tertulis dengan cara
ini masih dirasa kurang.
Satuan tugas
berkesimpulan bahwa kemungkinan AS/400
tidak terbukti efisien seperti yang diharapkan karena sistem ini tidak
digunakan secara maksimal oleh pegawai. Dengan melihat catatan penggunaan yang
ada di sistem ini, akan terlihat besarnya penggunaan sistem ketika pegawai
mengakses sistem ini setiap hari kurang dari 30 menit. Anggota satuan tugas ini
tidak tahu mengapa sistem ini tidak digunakan secara maksimal oleh pegawai.
Sebagai tambahan
dalam melaksanakan survey ini, anggota satuan tugas menyisihkan waktu dari
pertemuan rutin antar bagian pada Maret 2003 serta disela-sela pertemuan
perseorangan untuk mengumpulkan berbagai pendapat dari anggota bagian yang
lain. Pembahasan masalah ini sedikit aneh bagi sebagian anggota satuan tugas
ini karena mereka tidak mempunyai latar belakang pendidikan dalam hal sistem
informasi.
Menggarisbawahi
hasil wawancara akan membantu menegaskan perilaku pegawai Clarion-Milwaukee.
Salah satu anggota dari satuan tugas, Lara Kirk, pada pertemuan satuan ini pada
akhir maret 2003 melaporkan bahwa dia telah melakukan wawancara pada beberapa
guru yang telah menggunakan sistem ini untuk surat menyurat via e-mail. Dia mengulangi ucapan salah
seorang guru, “ pada bulan pertama dan kedua hal ini sangat menyenangkan karena
kita dengan mudah dapat menggunakan komputer perseorangan yang tersedia. Namun
setelah itu, sistem ini menjadi sangat lambat. Saya tidak punya waktu untuk
menunggu prosesnya”. Guru yang lain menambahkan,” saya harus mencari komputer
perseorangan yang tersedia di pagi hari, katakan antara jam delapan sampai jam
sembilan, namun ketika saya mencoba untuk memasuki sistem ini, selalu gagal.
Saya mendapat pesan bahwa jaringan komputer tidak tersedia-entah apa maksudnya.
Ketika Kirk
mencoba murunut masalah ini, dia mendapat informasi dari Baker bahwa sistem
salinan jadwal dikerjakan setiap pagi antara jam 8:00 sampai 9:30. Ketika Baker sedang mengerjakan sesuatu
dengan sistem ini, tidak ada seorangpun yang bisa masuk ke sistem ini.
Christopher
Larson juga mengulang pendapat dari salah seorang pegawai yang diwawancarainya.
“ kami merasa lebih mudah bagi kami untuk mencari berbagai laporan mengenai
data siswa dengan menggunakan kartu data yang lama, daripada harus berjalan
untuk mencari dan memakai sistem pada komputer perseorangan yang kosong. Saya
mendengar bahwa sistem ini juga bisa digunakan untuk hal yang sama, tapi saya
tidak punya waktu untuk mencari dan menunggu proses untuk menggunakan sistem
komputer yang ada.
Michael Todd
melaporkan bahwa meskipun dia berpikir pegawai tata usaha akan banyak menggunakan sarana perangkat
lunak sistem penanggalan pada AS/400 untuk membantu pengawas pelaksana program
dalam pengaturan ruangan dan pelayanan kalender perseorangan, kenyataannya
mereka sangat jarang menggunakan sistem ini. Ketika dia menanyai beberapa
sekretaris dalam wawancara kelompok, mereka mengatakan “ para pengawas
pelaksana program lebih suka menyimpan sendiri jadwal mereka, dan tidak memberi
kami cukup waktu untuk menyusun jadwal untuk semua aktivitas tersebut.
Seringkali kami harus buru-buru membuka ruang kelas atau ruang pertemuan
disaat- saat terakhir.
Brian Thomas
menemukan bahwa Kepala Perencanaan dan pembantunya sangat jarang menggunakan
sistem ini, jauh dari apa yang diharapkan selama ini. “ singkat cerita,
katanya, tidak ada seorangpun yang pernah memberi tahu saya manfaat apa saja
yang bisa kita dapatkan dari sistem komputer yang baru ini. Daripada
menggunakan sistem komputer, saya bisa lebih gampang menggunakan sistem telepon
untuk menahan telepon dari relasi penting ketika suatu pertemuan penting
berlangsung. Saya yakin akan bisa mendapat lebih banyak dana dari masing-masing
penyandang dana bila saya langsung menghubungi mereka lewat telpon. Saya dengar
kita menghabiskan biaya yang sangat besar untuk sistem AS/400 ini. Memangnya
siapa yang membutuhkan sistem ini?
Young juga
mendengar laporan bahwa para pegawai banyak membela diri dan tidak nyaman
dengan wawancara yang berkesan interogasi dari para pengawas yang tergabung
dalam satuan tugas ini. Sangat jelas terlihat bahwa banyak pegawai
“memanis-maniskan” jawaban mereka, sedang pegawai yang lain banyak yang tidak
mau memberikan komentar mereka.
Salah satu
kesimpulan yang bisa diperoleh dari hasil pelaksanaan survey dan wawancara
adalah bahwa satuan tugas ini memerlukan bantuan/pendampingan tambahan dari
orang yang betul-betul paham akan sistem ini. Atas permintaan dari seluruh
anggota satuan tugas, dewan direksi Clarion-Milwaukee pada akhir April 2003
menyetujui pembiayaan perusahaan
konsultan dalam hal perencanaan dan peningkatan proyek Young ini.
Dalam pencarian
singkat untuk menemukan perusahaan konsultan yang diperlukan, satuan tugas
sistem informasi memilih kantor konsultan LTM,Inc. dari tiga perusahaan yang
mengirim proposal, utamanya karena kantor konsultan ini mempunyai cabang di
Milwaukee dan telah melakukan beberapa pekerjaan untuk divisi Clarion yang
lain.
Diharapkan LTM
bisa menyiapkan strategi rencana sistem informasi untuk Clarion-Milwaukee pada
minggu pertama bulan Juni 2003. Meskipun Young berpikir tanggung jawabnya yang
utama adalah untuk menyampaikan presentasinya di depan dewan direksi Clarion,
dia berpendapat bahwa rencana ataupun masukan dari anggota satuan tugas dan
konsultan akan banyak memberi dia jalan untuk meyakinkan direksi untuk
menjalankan program bulan Juni nanti.
Young
menghabiskan sepanjang hari untuk memberi penjelasan singkat kepada 3 orang
perwakilan dari LTM mengenai sejarah dan kondisi sistem informasi di
Clarion-Milwaukee, termasuk hasil survey yang dilakukan satuan tugas sistem
informasi baru-baru ini. Sehubungan dengan jabatannya sebagai pengawas, Young
menjelaskan bahwa dia bertanggung jawab untuk meyakinkan direksi bahwa
investasi yang mereka tanamkan untuk sistem ini akan berimbang dengan manfaat
yang akan didapat. Dia ingin tahu apakah sistem ini akan memenuhi kebutuhan
informasi di Clarion-Milwaukee dan pengembangan jangka panjang apa yang harus
dilakukan. Dia juga menunjukkan hal-hal yang diakibatkan oleh perubahan yang
terjadi pada organisasi Clarion-Milwaukee yang mungkin akan mempengaruhi sistem
yang sekarang ada. Contohnya, dalam 3 tahun terakhir, jumlah siswa
Clarion-Milwaukee bertambah dari 90 menjadi 120 siswa. Jumlah pegawai juga ditambah
untuk mengimbangi pertambahan siswa. Pegawai tetap dan paruh waktu meningkat
hampir 30%, dengan angka pergantian posisi dan ketidakhadiran sangat kecil.
Tanggal 9 Juni
2003 Young membaca laporan dari LTM serta berharap dapat menggunakan laporan
dari LTM sebagai dasar laporan yang akan dibuatnya untuk dewan direksi. Kini
setelah dia membacanya, dia berpikir bahwa laporan dari LTM bisa memberinya
banyak gagasan dan saran yang baik, namun disisi lain laporan LTM tidak cukup
banyak membahas rencana sistem informasi jangka panjang yang diharapkan. Young
tidak yakin apa yang harus dia lakukan, namun dia sadar sepenuhnya bahwa dia
akan banyak memutar otak untuk memikirkan permasalahan-permasalahan
selanjutnya. Adapun laporan akhir dari LTM yakni sebagai berikut:
Laporan Akhir
Rencana Sistem Informasi Jangka Panjang
Kelebihan
Sistem Informasi Clarion-Milwaukee
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Peralatan
pendiktean lebih banyak digunakan oleh pegawai keperawatan. Penggunaan sistem
ini berguna bagi pegawai keperawatan maupun pegawai sekretariat yang mencatat
pendiktean tersebut.
Komputer
perseorangan digunakan oleh pengawas dan pimpinan pengembangan untuk membuat
slide yang digunakan untuk presentasi.
Program aplikasi
perangkat lunak cukup mudah digunakan bagi pengguna pemula maupun bagi yang
sudah cukup mahir.
Perangkat lunak
program dokumentasi manual tersedia bagi pengguna.
Produk pertukaran
data pada AS/400 memungkinkan pertukaran data antar komputer perseorangan
maupun unit penyedia daya. Hal ini lebih memudahkan bagi mereka yang banyak
menggunakan komputer perseorangan.
AS/400 dapat
dikembangkan apabila diperlukan pengolah data ataupun ruang kerja tambahan.
Kebijakan dan
Cara Kerja
Sistem salinan
data dilakukan secara harian dan terorganisir dengan baik.
Jadwal perawatan
tiga bulanan yang dilakukan oleh IBM ter-koordinir dengan baik.
Penilaian
Pegawai
Secara umum,
sesuai dengan hasil wawancara, meskipun tidak semua pegawai merasa puas dengan
kemampuan sistem yang ada di Clarion-Milwaukee sekarang, mereka merasa bahwa
sistem yang ada masih lebih baik dari tempat yang sebanding dengan Clarion.
Perbandingan yang paling sering disampaikan adalah perbandingan Clarion dengan
Rumah Sakit Daerah Milwaukee yang juga sering mengalami gangguan sistem yang
sama.
Kelemahan
Sistem Informasi Clarion-Milwaukee
Perangkat Keras dan Perangkat Lunak
Kualitas hasil
pendiktean yang dihasilkan sangat tergantung pada pengalaman dan keterampilan
yang dimiliki sekretaris.
Beberapa
perangkat lunak yang dibutuhkan tidak tersedia pada AS/400, padahal program ini
sangat diperlukan untuk beberapa fungsi pelaporan.
Perangkat lunak
penjelasan cara penggunaan program tidak tersedia bagi pengguna.
Beberapa pegawai
menyatakan bahwa tidak ada personal komputer yang tersedia disaat mereka
memerlukannya. Personal komputer paling banyak digunakan pada jam 3-5 sore.
Kebijakan dan
Cara Kerja
Setiap hari,
sekurang-kurangnya 90 menit dari waktu petugas tata buku dihabiskan untuk
menjalankan sistem pendukung dan program-program penting lainnya. Akibatnya,
pegawai lain tidak bisa menggunakan komputer perseorangan yang ada selama waktu
tersebut, dan Nn. Baker tidak bisa menjalankan fungsi pengawasan yang biasa
dilakukannya.
Alur untuk
permintaan merubah laporan melewati Pengawas Bagian, John Young atau Jean Baker.
Setiap bulan, Young atau Baker akan meninjau ulang dan mengurutkan semua
permintaan ataupun pertanyaan yang masuk sesuai skala prioritas. Bila ada
waktu. Pelaksanaan kegiatan ini setiap hari mengharuskan Young atau Baker
menjawab semua pertanyaan dari pemakai, yang tentu saja hal ini akan mengurangi
waktu mereka untuk melakukan tugas dan tanggung jawab utama mereka.
Hanya dua orang
saja yang pernah kuliah ilmu komputer. Jadwal pelatihan formal lainnya tidak
ada.
Penilaian
Pegawai
Anggota dewan
ketatausahaan diberi kesempatan yang sangat terbatas untuk memberikan masukan
pada proyek peng-komputerisasian awal pada tahun 1998. Karena itu, mereka
merasa bahwa sistem yang ada sekarang tidak mampu menyediakan apa yang mereka
butuhkan.
Komunikasi perseorangan
secara langsung semakin sulit dilakukan karena jumlah pegawai terus bertambah
dan semua Bagian terus berkembang.
Banyak pegawai
Clarion-Milwaukee yang awalnya ingin mencoba menggunakan sistem ini berubah
pikiran karena mereka kesulitan mencari komputer perseorangan yang tersedia.
Petugas
sekretariat lebih banyak menggunakan AS/400 dibanding pegawai Bagian
lainnya. Bagi sebagian besar pegawai
AS/400 hanya dipandang sebagai alat untuk menjalankan tugas pelaporan.
Pegawai yang
menggunakan aplikasi pembukuan mendapat kesan bahwa mereka dianggap ‘pupuk
bawang’ karena tidak mengerjakan sendiri laporan pembukuan mereka.
Sedangkan
saran-saran yang sebaiknya dilakukan oleh Young dengan tujuan agar McHardy
tidak ragu lagi untuk menggunakan sistem teknologi informasi bagi Clarion Inc.
yakni dengan :
Memilih pegawai permanen untuk mengatur urusan
sistem informasi.
Sulit bagi
anggota pegawai untuk mengurus proyek sistem informasi sebagai pekerjaan
tambahan disaat mereka sendiri mempunyai begitu banyak tugas dan tanggungjawab
yang harus mereka kerjakan pada saat yang bersamaan. Karena alasan ini, perlu
ditunjuk manager khusus yang bertugas untuk mengatur sistem informasi di
Clarion-Milwaukee (termasuk mengurus jaringan komputer, komputer perseorangan,
dan sistem telepon). Tugas tambahan bagi manager sistem meliputi evaluasi dan
menyiapkan pelatihan untuk sistem informasi yang baru bagi karyawan. Manager
sistem informasi harus melaporkan pekerjaannya kepada pengawas dan memiliki
keanggotaan tetap pada kepanitiaan jangka panjang. Manager yang baru harus
memiliki latar belakang pendidikan ilmu komputer dan memiliki pengalaman dalam
sistem informasi.
Membentuk tim perencanaan
Perencanaan harus
dilakukan oleh tim yang memiliki semangat kepemimpinan tinggi, untuk memastikan
bahwa seluruh masukan yang diterima mencakup semua Bagian. Proses timbal balik
dipakai untuk memotivasi pegawai melalui kerjasama dan dukungan untuk proyek
sistem informasi. Timbal balik ini akan dapat tercapai dengan mengumpulkan
semua masukan mereka dan menjelaskan keuntungan sistem informasi ini sehingga
mereka dapat merasa ikut memiliki sistem ini. Potensi “penguasa’ juga harus
mulai dikurangi karena hal ini dapat menghambat terjadinya perubahan.
Melibatkan dan mengevaluasi seluruh sistem saat
merencanakan suatu proyek sistem informasi.
Keputusan
keputusan yang berkaitan dengan telekomunikasi, komputer utama, dan komputer
perseorangan tidak boleh diambil atas dasar hanya sekedar untuk mengisi
kekosongan. Ketika keputusan yang berkaitan dengan sistem informasi dibuat,
seluruh sistem informasi yang ada di Clarion-Milwaukee harus dijadikan
pertimbangan. Salah satu tanggung jawab yang diemban oleh manager baru adalah
untuk mencari hal-hal penting yang mendesak, menyangkut perubahan sistem
informasi di Clarion-Milwaukee. Evaluasi menyeluruh harus dilakukan, termasuk
meminta masukan dari semua ahli dari tiap Bagian.
Metode taksiran
pengaruh dari sistem baru harus disusun untuk memastikan evaluasi yang lengkap
dan berkelanjutan. Metode tersebut harus mempertimbangkan hal-hal dibawah ini:
Bagaimana
perilaku pegawai dalam kaitan diperkenalkan dan digunakannya sistem yang baru?
Perubahan dalam
hal bisnis apa yang diharapkan terjadi di Clarion-Milwaukee sehubungan dengan
sistem ini?
Haruskah
perubahan organisasi terjadi, termasuk perubahan, penambahan, atau pengurangan
posisi pegawai?
Berapa banyak
pengalaman yang harus dimiliki Clarion-Milwaukee dalam hal ini?
Proyek atau
strategi apa yang harus dibuat untuk melengkapi proyek ini?
Dengan penggunaan
Metode taksiran pengaruh, akan memudahkan pengenalan kemungkinan munculnya
resiko, baik kecil, sedang, maupun besar yang muncul sebagai akibat dari
perubahan yang terjadi. Lebih jauh, bersamaan dengan diadakannya evaluasi
terhadap seluruh sistem, cara ini mendukung berjalannya rencana sistem
informasi jangka panjang.
Menggunakan pendekatan formal untuk merencanakan
sistem informasi
Banyak cara yang
dapat dipakai dalam kaitannya dengan perencanaan sistem informasi. ‘berbagai
faktor keberhasilan utama’ dan ‘strategi analisa investasi’ adalah kerangka
yang paling umum. Berbagai elemen dari teknik ini harus digabungkan dalam
menyusun rencana kegiatan. Juga sangat penting bagi pimpinan dan dewan direksi
Clarion-Milwaukee untuk memiliki proposal yang dapat dinilai dari standar yang
sama dalam proses pengambilan keputusan. Meskipun proses resminya pasti akan
memakan waktu lama, sesuai pengalaman
kami dalam mengerjakan proyek sistem informasi, hal ini akan memberi banyak
keuntungan jangka panjang bagi
sekolah untuk mengurangi proyek-proyek
yang tidak diperlukan. Kerangka rencana yang lebih lengkap akan dijabarkan
sebagai berikut :
Rencana Sistem Informasi Utama
Rencana sistem
informasi utama meliputi identifikasi hal-hal penting yang menyangkut strategi
rangka dasar rencana tujuan yang akan datang. Rencana sistem informasi utama
didasarkan pada pernyataan misi Clarion-Milwaukee. Pelatihan bagi pegawai harus
diadakan untuk mengajarkan rencana dan strategi proses sistem informasi serta
memberikan penjelasan yang menyeluruh mengenai tujuan pengaturan sistem
informasi. Para pegawai Clarion-Milwaukee harus diberitahu pentingnya
pengetahuan akan sistem informasi- termasuk teks dokumen, pesan suara, diagram,
dan statistik- sebagai aset usaha yang berguna.para pegawai juga harus memahami
bahwa komputer, perangkat lunak, dukomen-dokumen tertulis, dan telepon adalah
bukan hak milik mereka. Segala keputusan dan penggunaan yang berhubungan dengan
sarana ini harus didasarkan pada kegunaan sarana-sarana tersebut untuk
menunjang tujuan utama sistem informasi Clarion-Milwaukee. Para pegawai juga
harus diinstruksikan untuk secara seksama mencari hal-hal yang dapat mendukung
terciptanya tujuan yang ingin dicapai oleh Clarion-Milwaukee. Proses ini secara
berurutan akan menciptakan perilaku yang mendukung rencana sistem informasi
utama.
Dukungan Pejabat Pengaturan
Hal yang menjadi
perhatian utama untuk dilakukan adalah mendorong keterlibatan dan dukungan
pejabat Clarion untuk proyek ini. Pimpinan, bersama dengan manager sistem
informasi yang baru, harus berperan aktif dalam menjalankan rencana sistem
informasi jangka panjang yang baru. Semua keputusan penting yang akan
diambil berkaitan dengan sistem
informasi harus diambil dengan persetujuan dewan direksi.
Metode Sistem Kehidupan
Metode ‘sistem kehidupan’
disarankan untuk digunakan pada setiap sistem aplikasi. Hal ini juga berguna
untuk penetapan hal-hal yang diperlukan dan untuk pengaturan waktu yang
efisien. Ketika mengevaluasi aplikasi dari sistem yang baru, tingkat ‘siklus
hidup’ setiap komponen harus dipertimbangkan. Hindari pembelian yang hanya akan
mendorong kebutuhan-kebutuhan tidak perlu.lainnya. sistem formal yang baru
harus disusun lengkap dengan perkiraan teknologi terbaru yang diperlukan
Clarion-Milwaukee. Hanya setelah seluruh aplikasi sistem ditentukan dari yang
paling kecil sampai yang terbesar, dan disesuaikan dengan sejauh mana tiap
Bagian di Clarion-Milwaukee dapat mengatur sistem yang baru ini , kita akan
dapat membuat keputusan yang tepat.
Pengaturan Giliran
Rencana sistem
informasi utama harus mencakup pengaturan waktu dengan tujuan menentukan
berbagai proyek usaha dan untuk melakukan pengambilan keputusan investasi yang
efektif.
Menggabungkan beberapa sistem informasi yang
diperlukan dalam menetapkan tujuan sistem informasi jangka panjang.
Tujuan jangka
panjang harus mencakup berbagai informasi yang berkaitan dengan ukuran yang
relevan dengan sistem informasi. Setiap tujuan jangka panjang harus dapat
membawa pengaruh positif bagi sistem informasi Clarion-Milwaukke dan keperluan-keperluan
tambahan lainnya. Karena sistem informasi ini sangat berkaitan erat dengan
rencana jangka panjang lainnya, maka manajer sistem informasi yang baru harus
banyak berdiskusi dan bekerja sama dengan para pengawas Clarion-Milwaukee.
Menentukan tujuan sistem informasi pada rencana
lima tahunan divisi Clarion- Milwaukee.
Karena
kebutuhan-kebutuhan yang berkaitan dengan rencana sistem informasi
Clarion-Milwaukee terus bertambah, penting sekali untuk terus mencari berbagai
keputusan strategis yang baru. Untuk alasan ini, Clarion-Milwaukee harus terus
melakukan metode-metode berbasis komputer, yang akan meningkatan penggunaan dan
efisiensi komputer, sebagai bagian dari pelaksanan sistem informasi jangka
panjang.peran serta manajemen sistem informasi harus terus dievaluasi dan
dirumuskan ulang dalam kaitannya dengan perubahan teknologi.
Simpulan
Berdasarkan
pembahasan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem teknologi informasi
yang telah diterapkan oleh Clarion Inc. sudah cukup baik bila dibandingkan
dengan tempat yang sama. Namun terdapat beberapa kelemahan yang dapat
dikategorikan sebagai gangguan-gangguan yang terjadi pada sistem teknologi
informasi dimana dapat dibagi dalam tiga kategori yakni akibat kesalahan teknis
yang berhubungan dengan perangkat kerasnya yakni beberapa perangkat lunak yang
dibutuhkan tidak tersedia pada AS/400, padahal program ini sangat diperlukan
untuk beberapa fungsi pelaporan, Perangkat lunak penjelasan cara penggunaan
program tidak tersedia bagi pengguna serta Beberapa pegawai menyatakan bahwa
tidak ada personal komputer yang tersedia disaat mereka memerlukannya. Personal
komputer paling banyak digunakan pada jam 3-5 sore.
Kategori kedua
menyangkut mengenai gangguan lingkungan yang dalam hal ini berhubungan dengan lingkungan
kerja Clarion Inc. dimana setiap hari penggunaan komputer selama jam tertentu
hanya dapat digunakan oleh satu orang saja dengan demikian bagian lain tidak
bisa menjalankan fungsinya dengan baik, kemudian hanya dua orang pegawai saja
yang memiliki kompetensi dalam bidang ilmu komputer karena sebelumnya telah
kuliah ilmu komputer.
Serta gangguan
yang ketiga menyangkut mengenai kesalahan-kesalahan manusia (human error) yakni : anggota dewan
ketatausahaan diberi kesempatan yang sangat terbatas untuk memberikan masukan
pada proyek peng-komputerisasian awal pada tahun 1998. oleh karena itu, mereka
merasa bahwa sistem yang ada sekarang tidak mampu menyediakan apa yang mereka
butuhkan, komunikasi perseorangan secara langsung semakin sulit dilakukan karena
jumlah pegawai terus bertambah dan semua Bagian terus berkembang, banyak
pegawai Clarion-Milwaukee yang awalnya ingin mencoba menggunakan sistem ini
berubah pikiran karena mereka kesulitan mencari komputer perseorangan yang
tersedia, petugas sekretariat lebih banyak menggunakan AS/400 dibanding pegawai
Bagian lainnya, bagi sebagian besar pegawai AS/400 hanya dipandang sebagai alat
untuk menjalankan tugas pelaporan, pegawai yang menggunakan aplikasi pembukuan
mendapat kesan bahwa mereka dianggap ‘pupuk bawang’ karena tidak mengerjakan
sendiri laporan pembukuan mereka.
Saran
Adapun saran yang
ditujukan bagi Young agar McHardy tidak ragu lagi untuk menggunakan sistem
teknologi informasi ialah dengan
menjalankan saran yang diberikan setelah dilakukannya evaluasi oleh LTM
terhadap sistem informasi di Clarion Inc. yakni dengan :
Memilih pegawai
permanen untuk mengatur urusan sistem informasi.
Membentuk tim
perencanaan
Melibatkan dan
mengevaluasi seluruh sistem saat merencanakan suatu proyek sistem informasi.
Menggunakan
pendekatan formal untuk merencanakan sistem informasi
Menggabungkan
beberapa sistem informasi yang diperlukan dalam menetapkan tujuan sistem
informasi jangka panjang.
Menentukan tujuan
sistem informasi pada rencana lima tahunan divisi Clarion- Milwaukee.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar