Kasus: Managing A Systems Development Project At Consumer And Products, Inc

Asal Mula Proyek PAS

Perusahaan consumer and industrial products, Inc (CIPI), merupakan 100 manufaktur yang dikenal luas akan produknya baik untuk individu dan industri. Berkantor pusat di Amerika, CIPI merupakan perusahaan internasional dengan fasilitasnya ada di Eropa, Asia dan Amerika Utara serta Selatan. Proyek PAS (Payable Audit System) merupakan salah satu produk yang saling berhubungan yang berakibat dari revolusi fundamental pada proses pembayaran rekening CIPI sebagai bagian dari total kualitas manajemen (TQM).

Disamping pengembangan sistem pengendalian dokumen baru, pendekatan rekening pembayaran ini meminta CIPI untuk menggali atau mengubah secara intensif lima sistem utama: Sistem Audit Pengangkutan (FAST), Sistem Penyesuaian Tagihan Terkomputerisasi (CIMS), yang merupakan tagihan diaudit; Sistem Korporat (CAS), yang mengecek voucher yang disetujui oleh orang yang berwenang; Sistem database vendor yang disebutkan diatas dan sistem yang berhubungan dengan transaksi yang tidak ada dalam pesanan pembelian di komputer. Proyek PAS awalnya dimaksudkan untuk mengubah sistem CIMS.

Sistem Pengembangan CIPI

Sistem pengembangan pada CIPI keduanya tersentralisasi dan desentralisasi. Dimana sistem rekening pembayaran mempengaruhi database finansial korporat, Anderson harus melibatkan IS korporat dalam pengembangan sebagian besar sistem ini. Namun sistem kontrol dokumen (DCS) tidak langsung mempengaruhi database korporat, jadi Anderson memutuskan untuk menggunakan sistem kelompoknya sendiri untuk mengembangkan sistem ini. IS korporat baru saja mulai menggunakan metodelogi pengembangan terstruktur disebut Stradis.

Metodologi ini membagi pengembangan menjadi delapan tahapan: kajian awal, kajian detail, kajian persyaratan awal, garis-garis besar rancangan fisik, total pernyataan yang diminta, sistem rancangan, pengkodean dan uji serta instalasi. Metodelogi ini memberikan detail dokumen akan apa yang sebaiknya dikerjakan pada tiap tahapan. Pada akhir masing-masing tahapan perencanaan detail dari tahapan berikutnya dilakukan dan biaya serta waktu diperkirakan untuk proyek direvisi. Masing-masing tahapan menghasilkan dokumen yang harus disetujui oleh pemakai dan manajemen IS sebelum mulai dengan tahapan berikutnya. Stradis juga memasukkan kajian paska implementasi dilakukan beberapa bulan setelah sistem terpasang.

Peranan Proyek PAS

Metodologi Stradis mendifinisikan sejumlah peranan diisi dalam proyek pengembangan:

Sponsor eksekutif

Ted Anderson, Direktur Pembayaran, bertanggungjawab untuk semua pembayaran CIPI termasuk penggajian dan account payable. Mulai dengan CIPI pada 1996 dibidang akunting, Anderson memiliki sejarah panjang karir sebagai manajer pemakai akan sistem pengembangan proyek, termasuk proyek penggajian, SDM dan akunting. Dalam metodologi Stradis, sponsor eksekutif memiliki tangungjawab anggaran dan harus menyetujui semua pengeluaran proyek. Dia harus menandatangani di akhir masing-masing tahapan dan memberikan kewenangan kepada tim untuk menjalankan tahapan berikutnya. Menurut Watkins, Anderson adalah sponsor eksukutif yang sangat aktif.

Manager proyek pemakai

Peter Shaw merupakan manajer proyek pemakai. Ia telah bekerja untuk CIPI selama 18 tahun, mulai sebagai karyawan paruh waktu saat kuliah di perguruan tinggi. Selama karirnya ia telah bekerja dalam akunting penggajian dan SDM, menghabiskan sebagaian waktunya untuk pekerjaan sistem dan sebagian posisinya sebagai supervisor (pengawas). Selama 3 tahun terakhir, ia telah menjadi supervisor account payable. Manajer proyek bertanggungjawab dalam meyakinkan bahwa sistem memenuhi kebutuhan bisnis departemen pemakai dan sistem menjawab tepat pada waktunya. Ia menangani usaha-usaha departemen pemakai dalam proyek, dan meyakinkan bahwa orang yang tepat teridentifikasi dan membuat ketersediaan sebagaimana diperlukan. Dia juga bertanggungjawab untuk mempresentasikan pandangan pemakai kapanpun permasalahan muncul dan meyakinkan bahwa setiap permasalahan politisi dikenali dan dikendalikan.

Direktur Proyek

Linda Watkins, analis senior dalam departemen IS korporat merupakan Direktur Proyek. Watkins, yang kini bergabung dengan CIPI, memiliki gelar MBA di MIS dan pengalaman selama 7 tahun sebagai analis dan manajer proyek dengan 500 perusahaan fortune dan konsultan keuangan. Dia memiliki pengalaman stradis pada proyek yang ditangani, yang menjadi salah satu alasan dia disewa oleh CIPI. Direktur proyek bertanggungjawab dalam menangani orang-orang IS dalam proyek.

Tahapan, menangani anggaran orang teknis pada saat yang tepat dan bekerja lewat  Shaw untuk meyakinkan bahwa klien yang tepat ada bila diperlukan untuk diwawancarai atau pembuatan keputusan.

Watkins juga mencoba membuat kliennya menyadari apa yang memungkinkan terjadi dengan teknologi komputer jadi mereka tidak otomatis akan apa yang mereka telah sedang lakukan. agian penting lainnya dari pekerjaan Watkins adalah komunikasi. Anderson menemukan bahwa ada perubahan segar dari pengalaman masa lalunya.

Kepercayaan seperti itu sangat penting bagi Watkins, sebagai tanggung jawab utamanya adalah meyakinkan setiap orang bekerja bersama secara efektif dalam proyek. Dia menghabiskan banyak usahanya untuk memilih orang teknik yang memiliki skill komunikasi yang baik dan bisa berinteraksi positif dengan kliennya.

Manajemen IS

Henry Carter supervisor IS sistem pembayaran merupakan supervisor Watkins. Ia bertanggung jawab untuk integrasi semua proyek pembayaran dan alokasi orang-orang IS ke proyek ini. Perannya termasuk memberi nasehat dan konsultasi dengan direktur proyek, mengkaji perencanaan proyek dan meyakinkan bahwa mereka mendapatkan bantuan teknis yang mereka perlukan dari organisasi IS.

Carter telah bertanggung jawab akan perawatan sistem Depertemen Pembayaran selama bertahun-tahun. Ketika proyek penegmbangan baru dimulai. Carter bertanggung jawab untuk ini juga, namun ia memiliki sedikit pengalaman dengan pengembangan sistem dan sedikit membantu Walkins.

Carter bertanggung jawab kepada Clark Mason, manajer IS bidang sistem keuangan yang menyadari akan beberapa kelemahan Carter namun sangat bernilai baginya dalam ilmu pengetahuan akan sistem yang ada. Untuk mengantisipasi kelemahan Carter, Mason telah mencoba mendapatkan manager proyek terbaik yang ada dan ia mengatakan akan datang langsung saat mereka memiliki pertayaan strategis atau permasalahan sehubungan dengan klien.

Kelompok Pengarah

Kelompok pengarah dikepalai oleh Anderson dan termasuk tiga supervisor account payable yang bidangnya dipengaruhi oleh proyek, Shaw dan menager pembayaran, Tom Hill, Watkins dan Carter merupakan bekas anggota kelompok ini. Perannya dalam kelompok pengarah adalah menyetujui anggaran, menentukan arah bisnis proyek dan membuat keputusan yang diperlukan.

Fungsi utama grup pengarah adalah berhubungan dengan permasalahan dan isu. Permasalahan meminta perhatian segera, dan isu merupakan permasalahan potensial yang akan bergerak ke kategori permasalahan jika tidak berhubungan.

Pada awal masing-masing pertemuan kelompok pengarah, Anderson akan bertanya apakah atau tidak setiap orang membuat dirinya tersedia jika diperlukan, dan jika tidak ia akan berjalan kedepan. Menurut Walkins, “Ted sangat vokal mengenai opininya, namun ia tidak otoriter. Saat ada referensi opini dalam kelompok pengarah, ia akan mengarahkan kemana ia akan pergi, namun tetap kepada pihak yang tertarik untuk bekerja sesuai pemecahan permasalahan. Sebaliknya jika ia berpikir proyek memerlukan pencarian, ia akan bekerja dengan giat.”

Shaw dikenal luas akan pengetahuan politik dan ia serta Watkins akan menyelenggarakan pertemuan kelompok pengarah. Mereka akan membahas isu yang mungkin muncul untuk diputuskan, siapa yang akan mempresentasikan dan bagaimana. Jika ada keputusan signifikan perlu dibuat, Watkins dan Shaw akan mendiskusikan dengan Anderson untuk melihat dimana ia harus berada dalam suatu alternatif. Watkins tidak mencoba merekomendasikan kepada komite melainkan mempresentasikan permasalahan akan bisnis sejalan dengan alternatif permasalahan. Karena agenda diorganisir dengan baik dan semua informasi ada di tangan, pertemuan kelompok pengarah agak efektif, biasanya terakhir sebelum jadwal selesai.

Perencanaan Proyek

Metodologi Stradis meminta bahwa direktur proyek memperkirakan dua biaya pada masing-masing tahapan proyek: biaya penyelesaian sisa proyek dan biaya tahapan berikutnya. Estimasi biaya untuk tahapan selanjutnya meminta bahwa perencanaan direktur proyek bergerak secara detail, dan kemudian perencanaan digunakan untuk menentukan anggaran dan mengendalikan proyek.

Untuk membantu penjadwalan, Watkins menggunakan alat disebut Project Manager’s Workbench yang termasuk didalamnya modul PERT dan modul Gant Chart. Dengan kemungkinan keterbatasan waktu, dan level staffing yang berbeda, dia sering harus mengembangkan penjadwalan yang berbeda, untuk diskusi dengan Shaw dan Anderson dan untuk presentasi kelompok pengarah.

Pengaturan Staf Proyek

Johnson telah bekerja sebagai programmer perawatan selama bertahun-tahun. Carter sangat menghargainya sebagai programmer perawatan dan karenanya hanya memberikan waktu sekitar 20 persen untuk waktu Johnson untuk proyek PAS.

Beberapa minggu kemudian, Watkins mendapatkan Lucy Robbins yang telah berpengalaman dalam area perawatan pada perusahaan menengah dan juga telah mengarah ke proyek pengembangan ukuran yang lebih besar. Dia bisa memprogram, kehebatan utamanya adalah program pengawasan dan berkomunikasi dengan spesialis teknis IS. Karena IS memiliki lebih banyak proyek yang memerlukan banyak orang yang mampu, Watkins tidak pernah mampu meyakinkan Henry Carter atau Clark Mason untuk mencari orang CIPI yang berkualifikasi akan proyek sepenuhnya, sehingga Watkins harus memperkerjakan staf proyek dengan karyawan sementara dari kontraktor luar. Watkins menyewa dua analis kontraktor yang memiliki keahlian. Analis pertama sebagai analis yang baik yang memiliki pengalaman dengan bahasa pemrograman standar CIPI dan database sistem dan memiliki hubungan dengan database beberapa proyek. Analis kontraktor kedua memiliki pengalaman dalam pengujian.

Mencoba Proyek

Dimulai pertengahan Juni 1993 sebagaimana penggantian CIMS. Sistem CIMS (Sistem Penyesuaian Tagihan Komputerisasi) merupakan sistem yang menyesuaikan tagihan dengan pesanan lewat komputer dan menerima pelaporan, pembayaran dimanapun disepakati dan penundaan pembayaran dimanapun bila tidak disepakati.

Kajian Awal

Tim proyek menyimpulkan sangat tepat untuk memodifikasi sistem CIMS untuk memasukkan beberapa elemen penting. Shaw dan Watkins merekomendasikan sistem baru perlu dikembangkan daripada memakai sistem CIMS yang ada saat ini. Pada pertemuan 8 Agustus 1993, grup pengarah menerima rekomendasi ini. Laporan awal mengenai pengembangan sistem baru bahwa mereka mengeluarkan Sistem Audit Yang Bisa Dibayar (PAS).

Laporan Kajian Awal merupakan persentase level tinggi akan tujuan proyek dari sistem baru dan bagaimana sistem ini akan lebih jauh sesuai dengan tujuan bisnis. Pada 9 Oktober 1993, Laporan Kajian Awal disetujui oleh Anderson dan tim diberi wewenang menjalankan sejalan dengan Detail Kajian Laporan.

Detail Kajian Laporan

Dengan adanya tujuan bisnis dari sistem yang baru, tim proyek mempertimbangkan bagaiamana sistem sekarang bisa diperbaiki dan mempersiapkan diagram arus dan diagram hubungan untuk sistem yang diajukan ini. Aktivitas utama dari tahapan ini adalah seminar model data awal yang hasilnya disimpan dalam kamus data logis CASE. Kerangka laporan ini terutama perluasan dari Laporan Kajian Awal. Termasuk tujuan bisnis dari sistem baru adalah sebagai berikut.

Mengurangi biaya proses voucher selama lebih dari 3 tahun berikutnya untuk kurang dari biaya yang sekarang

Mengurangi staf yang diperlukan dalam proses voucher sebesar 50% dalam lima tahun ke depan

Secara signifikan mengurangi waktu yan diperlukan untuk membayar voucher

Memberikan informasi sistemik untuk tujuan pengukuran kualitas vendor dan kinerja account payable

Mendukung integrasi sistemik untuk memfasilitasi lebih baik akan perubahan akibat adanya perubahan prosedur bisnis 

Detail Laporan Kajian disetujui pada 31 Oktober 1993 dan tim diberi wewenang menjalankannya sesuai dengan Kajian Persyaratan Draft.

Kajian Persyaratan Draft

Kajian Persyaratan Draft menghasilkan informasi detail akan input, output, proses dan data dari sistem baru. Pernyataan Persyaratan Draft disetujui pada 3 April 1994 dan tahapan Garis-garis Besar Rancangan Fisik dimulai.

Perhatian Anderson

Anderson khawatir karena diantara direkturnya dari kelima proyek adalah sponsornya. Ia berkomitmen akan arah strateginya untuk bidang pembayaran dan ia merasa bahwa reputasinya penuh risiko jika sistem penting untuk mendukung perubahan rencana tidak selesai dengan berhasil.

PEMBAHASAN KASUS

Pengembangan sistem informasi perusahaan berawal dengan penggunaan metode pengembangan terstruktur yang disebut Stradis.  Metode ini membagi pengembangan dalam 5 (lima) tahap yaitu : studi awal, studi rinci, studi tentang kebutuhan informasi, perancangan outline, percobaan, dan penginstalan. Metode ini membutuhkan dokumentasi rinci tentang apa yang kita lakukan pada setiap tahap. Pada akhir tahap, perencanaan untuk tahap berikutnya sudah dilakukan, termasuk perkiraan biaya dan waktu yang diperlukan untuk peninjauan kembali proyek. Setiap tahap menghasilkan dokumen yang harus disetujui pemakai dan manajemen sistem informasi sebelum diproses ke tahap selanjutnya. Stradis juga mencakup peninjauan kembali implementasi beberapa bulan setelah sistem diinstal.

Dari gambaran umum kasus di atas maka dapat dilihat bahwa Ted Anderson memiliki jabatan di CIPI sebagai direktur pembayaran yang mempunyai tanggung jawab memastikan kebenaran pembayaran yang dilakukan CIPI kepada para penjualnya. Tugas Anderson selain berhubungan dengan penjual juga berkaitan dengan pembayaran gaji karyawan, ini berarti semua aliran kas yang keluar dai CIPI memerlukan otorisasi dari Anderson.  Menyangkut hutang perusahaan, Anderson dibantu oleh beberapa supervisor salah satunya adalah Peter Shaw yang bertugas memastikan bahwa sistem sudah sesuai dengan kebutuhan penggunanya dan dapat menyediakannya dengan tepat waktu.

CIPI juga mempunyai divisi yang bertugas dalam pengembangan sistem, divisi ini dipimpin oleh Charless Bunke. Supervisor untuk pengembangan sistem informasi pada pembayaran adalah Henry Carter. CIPI sekarang sedang mengembangkan sistem untuk pembayaran yang dinamakan Payable Audit System (PAS) dimana penelitian atas proyek ini diserahkan kepada Linda Watkins. Akan tetapi Watkins mengalami musibah yang mengakibatkan ia tidak dapat bekerja selama beberapa bulan ke depan. Inilah yang menjadi perhatian Anderson yang sangat memerlukan Watkins dalam pengembangan dalam sistem pembayaran dan Watkins juga merupakan orang yang paling tepat yang ia kenal.  

Untuk membangun DCS yang baru, pendekatan akun hutang memerlukan perubahan atau modifikasi lima sistem utama, antara lain: the Freight Audit System (FAST); the Computerized Invoce Matching Sistem (CIMS), yang memeriksa tagihan; Corporate Approval System (CAS), yang memeriksa bahwa voucher tersebut disetujui oleh orang yang mempunyai otoritas; database penjual; dan sistem yang dihadapkan dengan transaksi dengan pesanan pembelian yang tidak saling berhubungan. PAS project ditujukan untuk memodifikasi sistem CIMS.

Untuk dapat mempertahankan proyek berjalan sesuai dengan rencana sebelumnya tentunnya permasalahan terkait dengan kecelakaan yang dihadapi oleh Watkins harus segera ditanggulangi, dan menurut kami Anderson harus memastikan terlebih dahulu seberapa jauh proyek telah berjalan serta mencari alternatif apakah ada orang atau tim proyek yang mampu untuk menggantikan Watkins. Dalam kasus ini harus dilihat per kasus, dari uraian kasus diatas kami berkesimpulan bahwa proyek sistem tersebut baru sampai tahap penelitian tentang sistem yang diperlukan atau masih dalam tahap analisis sistem, jadi masih dimungkinkan untuk melakukan pergantian atas Watkins jika hal itu diperlukan mengingat penerapan sistem ini harus dijalankan sehingga tidak memungkinkan untuk menunggu Watkins agar sembuh terlebih dahulu.

Jika pergantian personil tersebut yang menjadi pilihan tentunya pengganti Watkins harus mempelajari terlebih dahulu apa yang telah dijalankan oleh tim selama ini, jadi agar tidak membuang waktu satu alternatif yang dapat dipilih adalah menunjuk asisten dari Watkins untuk sementara waktu sampai Watkins benar-benar sembuh dari kecelakaan tersebut, sehingga proyek pengembangan sistem tersebut menjadi tidak terhenti karena alasan apapun juga.